Copilot i en mindre virksomhed: hvad skal på plads først?
Copilot kan spare tid på mail, møder og dokumenter. Men den finder også de filer, der for længst er delt for bredt. Det vigtigste forarbejde handler derfor om adgange, ikke om AI.
Copilot viser kun indhold, som den enkelte medarbejder i forvejen har adgang til – men det omfatter også filer, der ved en fejl er delt med hele organisationen. Før I giver medarbejderne en Copilot-licens, bør I derfor rydde op i deling og adgange i SharePoint, Teams og OneDrive, beslutte hvilke oplysninger der er følsomme, lave en kort AI-politik og starte med en lille pilotgruppe. Copilot Chat kan de fleste bruge allerede, med begrænset adgang til virksomhedens data.
Kort fortalt
- Copilot ændrer ikke, hvem der har adgang til hvad – men gør det meget lettere at finde det.
- Gratis Copilot Chat og den betalte Copilot-licens har adgang til forskellige mængder af virksomhedens data.
- Oprydning i deling og ejerskab af SharePoint-sites er det vigtigste forarbejde.
- En kort AI-politik fortæller medarbejderne, hvilke værktøjer og data de må bruge.
To slags Copilot – og hvorfor forskellen betyder noget
Microsoft bruger navnet Copilot om flere ting. For en virksomhed med Microsoft 365 er der især to, der er vigtige at kende forskel på. Microsofts egne vejledninger bruger i dag både navnet Microsoft 365 Copilot og Microsoft Copilot om den betalte licens.
| Copilot Chat | Betalt Copilot-licens | |
|---|---|---|
| Hvem har det | Brugere med en kvalificerende Microsoft 365-licens | Brugere med tillægslicens |
| Svar bygger på | Internettet, det brugeren selv uploader eller indsætter, samt app-sammenhæng | Mail, møder, chats, dokumenter og sites, som brugeren har adgang til |
| I Outlook | Indbakke, kalender, møder og chats i begrænset omfang | Bredt på tværs af Microsoft 365 |
| Behov for oprydning i adgange | Mindre | Stort |
Hvad Copilot kan se – og hvad den ikke kan
Ifølge Microsoft viser Copilot kun organisationens data, som den enkelte bruger mindst har læseadgang til. Den bruger de samme adgangsregler som resten af Microsoft 365, og den respekterer følsomhedsmærkater og kryptering. Microsoft oplyser også, at prompts, svar og data fra Microsoft 365 ikke bruges til at træne de underliggende sprogmodeller.
For brugere i EU behandles trafikken ifølge Microsoft inden for EU Data Boundary. Microsoft skriver dog samtidig, at modeller fra Anthropic, som administratorer kan vælge at tillade i Copilot, i øjeblikket ikke er omfattet af EU Data Boundary. Det er en indstilling, I bør tage stilling til bevidst.
Den vigtigste sætning i Microsofts dokumentation er ikke teknisk: Det er jeres eget ansvar at bruge rettighedsmodellerne i fx SharePoint, så de rigtige personer har adgang til det rigtige indhold. Copilot giver ikke adgang til mere – den gør det bare lettere at finde det, der allerede er tilgængeligt.
Eksempel: For tre år siden blev en mappe med lønoversigter lagt i et Teams-team, som hele virksomheden er medlem af. Ingen har set mappen siden, fordi den ligger dybt i en mappestruktur. En medarbejder med Copilot spørger: ”Hvad er lønniveauet for vores projektledere?” – og Copilot kan finde svaret, fordi medarbejderen teknisk set har adgang.
Ryd op i deling og adgange
Microsoft har en udrulningsplan for Copilot, som er bygget op om tre dele: at fjerne overdeling, at sætte faste rammer op og at leve op til regler. For en mindre virksomhed kan den første del koges ned til nogle konkrete opgaver:
- Lav en oversigt over SharePoint-sites og Teams-teams. Hvem ejer dem, og hvem er medlemmer?
- Find indhold, der er delt med alle. Kig efter filer og sites, der er delt med ”Alle undtagen eksterne brugere” eller via links til hele organisationen.
- Placér følsomme data rigtigt. Løn, personale, helbred, økonomi og kontrakter hører til i sites med en snæver medlemskreds.
- Fjern gamle adgange for tidligere medarbejdere, gæster og konsulenter. Se Når en medarbejder stopper.
- Arkivér eller slet sites og teams, som ingen bruger længere.
- Giv hvert site en ejer, der har ansvaret for, hvem der har adgang.
Værktøjer, der følger med licensen
Ifølge Microsoft er SharePoint Advanced Management inkluderet i Copilot-licensen. Det giver administratoren blandt andet rapporter over sites med overdelt eller følsomt indhold, rapporter over indhold delt med ”Alle undtagen eksterne brugere”, mulighed for at bede site-ejere gennemgå adgangen, regler for inaktive sites og restricted content discovery, som forhindrer udvalgte sites i at dukke op i Copilot.
Vores vurdering: Restricted content discovery er et nyttigt nødstop til enkelte følsomme sites, mens oprydningen står på. Det er ikke en erstatning for at få adgangene rigtige – indholdet er stadig tilgængeligt for dem, der har adgang til sitet.
Lav en kort AI-politik
Mange medarbejdere bruger allerede AI-værktøjer, også private. En AI-politik behøver ikke være lang, men den bør svare på:
- Hvilke AI-værktøjer er godkendt til arbejdet – fx Copilot Chat med arbejdskontoen – og hvilke må ikke bruges?
- Hvilke oplysninger må aldrig indtastes i værktøjer, som virksomheden ikke har godkendt? Fx personoplysninger, patient- og klientdata og forretningshemmeligheder.
- Hvem har ansvaret for at kontrollere det, Copilot skriver? Microsoft skriver selv, at svarene ikke er garanteret 100 % korrekte.
- Hvem må tilføje agenter og forbindelser til andre systemer?
- Hvem kan medarbejderne spørge, når de er i tvivl?
Vær opmærksom: AI-forordningen indeholder et krav om AI-færdigheder (artikel 4), som har gældet for udbydere og idriftsættere af AI-systemer siden 2. februar 2025. Ifølge Europa-Kommissionen blev artiklen ændret i juli 2026, så der ikke længere er fastsat et bestemt niveau, men forpligtelsen består. Dette er ikke juridisk rådgivning – tjek den aktuelle tekst, og få hjælp til at vurdere, hvad det betyder for jer.
En rækkefølge, der virker
Forretningsdelen kræver også en beslutning. Microsoft tilbyder Copilot som tillæg til blandt andet Microsoft 365 Business Basic, Standard og Premium. Tillægget Microsoft Copilot Business er ifølge Microsoft til organisationer med op til 300 brugere og købes med årlig binding. Priser og vilkår ændrer sig, så tjek dem, før I køber.
- Vælg formål og pilotgruppe: 3–5 medarbejdere med opgaver, hvor Copilot kan hjælpe, fx mange møder, mange mails eller mange dokumenter.
- Ryd op i adgange på de sites og teams, pilotgruppen bruger, og på dem med følsomme data.
- Godkend AI-politikken og giv en kort introduktion til, hvordan man skriver gode forespørgsler og tjekker svarene.
- Tildel licenser til pilotgruppen og saml erfaringer i nogle uger.
- Beslut udvidelse på baggrund af, hvad der faktisk sparede tid.
Hvad der kan vente
Egne agenter, forbindelser til branchesystemer og avancerede regler for datatab kan vente, til I har erfaringer fra piloten. Det samme gælder en fuld klassificering af alle dokumenter med følsomhedsmærkater. Begynd med de få steder, hvor de mest følsomme oplysninger ligger.
Vil I have hjælp til forarbejdet, kan I læse om Microsoft 365 Copilot og styring af Microsoft 365. Furesø Data leverer IT-fundamentet og opsætningen i Microsoft 365, ikke rådgivning om jeres branchesystemer.
Spørgsmål og svar
Kan Copilot læse vores kollegers private mails?
Nej. Copilot viser kun indhold, som brugeren selv har adgang til. Har en medarbejder fået adgang til en kollegas postkasse, gælder den adgang dog også i Copilot.
Kan medarbejderne slette deres Copilot-historik?
Ja. Ifølge Microsoft kan brugerne selv slette deres Copilot-aktivitetshistorik via deres kontoside, og administratorer kan styre opbevaringen med Microsoft Purview.
Kilder (tjekket oktober 2026): Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot – Microsoft Learn · Overview of Microsoft Copilot Chat – Microsoft Learn · License Options for Microsoft Copilot – Microsoft Learn · Secure and Governed Data Foundation for Microsoft Copilot – Microsoft Learn · SharePoint Advanced Management overview – Microsoft Learn · AI-talent, -færdigheder og -kendskab – Europa-Kommissionen
Klar til Copilot – eller ikke helt endnu?
I en gratis IT-gennemgang kigger vi på, hvordan deling og adgange er sat op i jeres Microsoft 365, og hvad der bør ryddes op, før Copilot tages i brug.
