Advokater og revisorer: fortrolighed, sikker deling og styr på sagerne
Klientoplysninger, CPR-numre, regnskaber og sagsakter flyttes dagligt mellem kontoret, klienter, myndigheder og modparter. Det er her, de fleste fejl sker – ikke i arkivet, men undervejs.
Datatilsynets vurdering er, at kryptering som udgangspunkt er en passende sikkerhedsforanstaltning, når fortrolige og følsomme personoplysninger sendes med mail over internettet – mindst TLS 1.2. Det kan gøres med tvungen kryptering på mailserveren, krypterede beskeder eller krypterede vedhæftninger. Store mængder dokumenter deles bedre via links til navngivne personer end som vedhæftninger. Og adgang til sager bør følge sagen, ikke den enkelte medarbejders vaner.
Kort fortalt
- Mail med fortrolige eller følsomme personoplysninger bør krypteres – TLS 1.2 er Datatilsynets minimum.
- TLS beskytter kun på vejen mellem to servere, ikke i indbakken eller på enhederne.
- Del sagsmapper med navngivne personer, ikke med links, alle kan åbne og videresende.
- Afklar selv jeres tavshedspligt og brancheregler – teknikken skal understøtte dem, ikke erstatte dem.
Tre steder, hvor fortroligheden typisk brister
I rådgivende virksomheder er det sjældent selve dokumentarkivet, der er problemet. Risikoen opstår, når oplysninger bevæger sig: en mail med lønsedler sendes ukrypteret, en sagsmappe deles med et link, der kan videresendes til hvem som helst, eller en tidligere medarbejder har stadig adgang til en klientmappe, fordi adgangen blev givet personligt og aldrig fjernet.
Denne artikel handler om de tre punkter: mail, deling og adgang. Den er en praktisk forklaring, ikke juridisk rådgivning. Hvilke krav jeres tavshedspligt, jeres brancheregler og jeres klientaftaler stiller, må I afklare med jeres brancheorganisation eller juridiske rådgiver.
Mail: hvad Datatilsynet forventer
Datatilsynet skriver i sin vejledning om sikker transmission, at det er tilsynets vurdering, at kryptering som udgangspunkt vil være en passende sikkerhedsforanstaltning ved transmission af fortrolige og følsomme personoplysninger med mail via internettet – og at der som minimum skal være TLS 1.2.
Datatilsynet gør samtidig opmærksom på en vigtig begrænsning: TLS laver en krypteret tunnel mellem to enheder, fx to mailservere. Den beskytter oplysningerne på vejen mellem dem, men ikke på enhederne eller andre steder på vejen. Som muligheder nævner tilsynet blandt andet påtvunget kryptering, hvor mailen ikke sendes, hvis der ikke kan etableres stærk kryptering med modtagerens system, og at oplysningerne vedhæftes som en krypteret fil.
| Metode | Hvad den beskytter | Værd at vide |
|---|---|---|
| Tvungen TLS | Vejen mellem to mailservere | Mailen sendes ikke, hvis modtageren ikke kan modtage krypteret |
| Krypteret besked | Selve indholdet | Modtageren skal ofte åbne beskeden via en portal eller Outlook |
| Krypteret vedhæftning | Den vedhæftede fil | Adgangskoden skal sendes ad en anden vej |
Eksempel: Fra Datatilsynets praksis: I 2019 førte Datatilsynet tilsyn med kryptering af mail hos et advokatfirma og et revisionsfirma. Begge forsøgte først end-to-end-kryptering, dernæst S/MIME og til sidst tvungen TLS 1.2, og begge havde instrukser og risikovurderinger. Datatilsynet fandt ikke grundlag for kritik. Afgørelserne viser, hvad der blev accepteret i de konkrete sager – ikke en standard, alle skal følge.
Krypteret mail i Microsoft 365
Bruger I Microsoft 365, findes Microsoft Purview Message Encryption, som krypterer mail til modtagere både i og uden for virksomheden – også til fx Gmail. Afsenderen kan vælge mellem blot at kryptere beskeden eller at forhindre, at den videresendes. Modtagere, der ikke bruger Outlook, læser beskeden via en krypteret portal.
En administrator kan også oprette regler, der automatisk krypterer mail, fx når den er adresseret til bestemte modtagere eller indeholder bestemte ord i emnet. Det mindsker afhængigheden af, at den enkelte medarbejder husker at trykke på den rigtige knap. Hvilke muligheder jeres licenser giver, bør I få afklaret, før I vælger metode. Læs også om sikker mail.
Godt at vide: En klassisk fejl: en klient sender sit CPR-nummer i en almindelig mail, og medarbejderen svarer med “Svar” – så ligger oplysningen nu i to ukrypterede mails. Skriv en ny mail uden de følsomme oplysninger, eller brug den krypterede kanal.
Deling af sager og regnskaber: links frem for vedhæftninger
Når en revisor skal have bilag fra en kunde, eller en advokat skal dele et udkast med en modpart, er en vedhæftet fil ofte den letteste vej – men også den, I har mindst kontrol over bagefter. Deling via SharePoint eller OneDrive giver mulighed for at fjerne adgangen igen og se, hvem der har adgang.
Microsoft skelner mellem tre typer delingslinks. Et Alle-link virker for enhver, der har linket; modtageren skal ikke logge på, linket kan videresendes, og adgangen kan ikke revideres. Et link til personer i organisationen virker kun for jeres egne medarbejdere. Et link til bestemte personer virker kun for de navngivne modtagere, som skal bekræfte deres identitet – det kan ikke bruges af andre, selv hvis det videresendes.
- Vælg bestemte personer som standard for klientdata.
- Lad en administrator begrænse eller slå Alle-links fra – eller kræve, at de udløber og kun giver læseadgang.
- Sæt udløb på gæsters adgang, så klienter og modparter ikke har adgang i årevis efter sagens afslutning.
- Begræns eventuelt, hvilke domæner der må deles med, eller hvilke medarbejdere der må dele eksternt.
- Se også sådan deler du en fil sikkert.
Styr på dokumenterne: adgang følger sagen
Mange mindre kontorer har vokset sig til en mappestruktur, hvor adgang er givet person for person over mange år. Det gør det svært at svare på det enkle spørgsmål: hvem kan se denne klients papirer i dag?
Vores vurdering: Det holder bedst, når adgang gives til grupper (fx et team eller en afdeling) frem for til enkeltpersoner, og når fortrolige sager eller klienter med særlige krav lægges et sted for sig med en snævrere adgang. Når en medarbejder skifter rolle eller stopper, fjernes vedkommende fra gruppen – og adgangen forsvinder alle steder på én gang. Det kræver en fast proces ved fratrædelse; se on- og offboarding.
Eksempel: Et revisionskontor med 15 medarbejdere opretter ét SharePoint-område til løbende bogføringskunder og et separat område med begrænset adgang til lønbehandling. Når en ny medarbejder starter i bogføring, får vedkommende adgang til det første – ikke automatisk til løn.
Spørgsmål og svar
Skal al mail til klienter krypteres?
Datatilsynets vurdering gælder fortrolige og følsomme personoplysninger. Almindelig korrespondance uden sådanne oplysninger er ikke omfattet af den vurdering, men mange vælger en fast kanal for alt klientmateriale for at undgå fejl.
Er en adgangskodebeskyttet zip-fil nok?
En krypteret vedhæftning er en af de muligheder, Datatilsynet nævner. Den forudsætter dog, at adgangskoden er stærk og sendes ad en anden kanal end selve filen, fx via sms eller telefon.
Må vi bruge personlige Dropbox- eller Gmail-konti til klientfiler?
Det bør I undgå. Filerne ligger så uden for virksomhedens styring, I kan ikke fjerne adgangen ved fratrædelse, og I har ikke overblik over, hvem der ellers har adgang.
Kilder (tjekket oktober 2026): Sikker transmission – Datatilsynet · Tilsyn med behandlingssikkerhed hos advokatfirma (2019) – Datatilsynet · Tilsyn med behandlingssikkerhed hos revisionsfirma (2019) – Datatilsynet · Microsoft Purview Message Encryption – Microsoft Learn · How shareable links work in OneDrive and SharePoint in Microsoft 365 – Microsoft Learn · Manage sharing settings for SharePoint and OneDrive in Microsoft 365 – Microsoft Learn
Gennemgang af mail og deling
I en gratis IT-gennemgang ser vi på, hvordan jeres mail er sat op, hvilke delingsindstillinger der er slået til, og hvem der har adgang til hvad.
