Når en medarbejder stopper: hvad sker der med filer, mail og adgange?

Luk adgangen først: nulstil adgangskoden, log brugeren ud af alle sessioner og bloker login. Sikr derefter data: gør postkassen til en delt postkasse eller videresend mail, giv lederen adgang til OneDrive, og flyt de filer, der skal bevares. Ryd virksomhedens data fra enhederne. Fjern licensen og slet kontoen til sidst – for når licensen fjernes eller kontoen slettes, begynder Microsoft 365 at tælle ned til permanent sletning, typisk efter 30 dage.

Kort fortalt

• Nulstil adgangskoden og log brugeren ud, før I blokerer – en blokering kan ifølge Microsoft tage op til 24 timer om at virke.
• Konvertér postkassen til en delt postkasse, før licensen fjernes. Ellers slettes mailen efter 30 dage.
• Flyt vigtige OneDrive-filer til SharePoint eller Teams. En OneDrive uden licens bliver skrivebeskyttet og senere arkiveret.
• Datatilsynet har retningslinjer for, hvor længe en fratrådt medarbejders mailkonto må være aktiv.

Inden sidste arbejdsdag: aftal hvem der overtager hvad

Den tekniske del går hurtigt, hvis beslutningerne er taget på forhånd. Aftal med nærmeste leder, hvem der overtager mailen og kundekontakten, hvor medarbejderens filer skal hen, og hvilke opgaver der hænger på netop denne person. Datatilsynet peger i sin vejledning om adgangsrettigheder på at undersøge, om virksomheden er for afhængig af én medarbejder, og på at medarbejderen selv kan hjælpe med at lukke adgange til eksterne systemer og overdrage administratorrettigheder.

Lav også en liste over de systemer, der ikke styres fra Microsoft 365: branchesystemer, netbanken, leverandørportaler, sociale medier og fælles adgangskoder. De glemmes oftest.

Rækkefølgen i Microsoft 365

Microsoft beskriver forløbet i syv trin. Her er de samlet med det, der er vigtigt at vide undervejs.

Trin 1: Luk adgangen – og gør det rigtigt

Ifølge Microsoft er det første skridt at nulstille adgangskoden og vælge Log ud af alle sessioner. Brugeren bliver bedt om at logge ind igen inden for cirka en time, og hvis medarbejderen har Outlook på nettet åben, kan det tage lidt længere. Blokering af login kan ifølge Microsoft tage op til 24 timer om at slå igennem, så nulstil adgangskoden først. Mailadgang fra telefon, Outlook og andre programmer kan desuden slås fra direkte på postkassen.

Datatilsynet gør opmærksom på, at et skift af adgangskode som regel ikke er nok i sig selv: Den tidligere bruger må ikke kunne nulstille sig tilbage, fx via selvbetjent nulstilling af adgangskode. Tjek derfor også de registrerede MFA-metoder og telefonnumre.

Mailen: delt postkasse eller videresendelse

Det mest almindelige er at konvertere medarbejderens postkasse til en delt postkasse. Ifølge Microsoft kræver en delt postkasse ikke licens, så længe den fylder højst 50 GB. Skal postkassen have arkiv eller sættes på litigation hold (juridisk tilbageholdelse), kræver det licens. Microsoft anbefaler også, at login for den konto, der hører til en delt postkasse, altid er blokeret.

Rækkefølgen er afgørende: Når licensen fjernes, bevares mail, kontakter og kalender ifølge Microsoft kun i 30 dage og slettes derefter permanent. Konvertér derfor postkassen, før licensen fjernes.

Datatilsynet har retningslinjer for fratrådte medarbejderes mailkonti, som gælder, medmindre andet er aftalt med medarbejderen. Kontoen må kun holdes aktiv så kort tid som muligt og højst i 12 måneder. Der skal hurtigt sættes et autosvar op om, at medarbejderen er fratrådt. Kontoen må kun bruges til at modtage mail, og kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang. Private mails må videresendes til den tidligere medarbejders private adresse.

Filerne i OneDrive: flyt dem, før uret løber ud

Når en bruger slettes, får lederen som standard automatisk adgang til brugerens OneDrive og en mail om, at den bliver slettet efter opbevaringsperioden. Den er 30 dage som standard og kan ændres i SharePoint Admin Center. Syv dage før udløb kommer en påmindelse. Derefter flyttes OneDrive til papirkurven i 93 dage, og delte filer kan ikke længere åbnes.

Det forudsætter, at medarbejderens leder er angivet i Entra ID. Er der hverken angivet en leder eller en sekundær ejer, får ingen automatisk adgang, og ingen bliver advaret. Det er værd at tjekke, før det bliver aktuelt.

Det hjælper heller ikke bare at fjerne licensen og lade kontoen stå. Ifølge Microsoft bliver en OneDrive uden licens skrivebeskyttet efter 60 dage og arkiveret efter 93 dage. Herefter kræver adgang en licens eller betalt genaktivering, og efter 365 ubetalte dage risikerer kontoen at blive slettet.

Vores vurdering: Flyt de filer, som andre skal bruge, til et fælles bibliotek i SharePoint eller Teams, mens medarbejderen stadig er ansat og kan fortælle, hvad der er vigtigt. Så afhænger I ikke af tidsfrister bagefter.

Computer og telefon

Er virksomhedens computere og telefoner tilmeldt Intune, kan de nulstilles eksternt. En fuld nulstilling sletter alle data, apps og indstillinger, så enheden kan bruges af en ny medarbejder. På en privat telefon handler det om at fjerne virksomhedens data, ikke medarbejderens egne. Forlader en computer virksomheden for altid, fx fordi den sælges eller kasseres, skal den også afmeldes Windows Autopilot.

Skal computeren genbruges, er det en god anledning til at klargøre den på samme måde som en ny. Se Nye medarbejdere med en klar computer fra dag ét.

Det, der ikke ligger i Microsoft 365

Datatilsynets vejledning om tilpasning af adgangsrettigheder nævner en række forhold, som også gælder en lille virksomhed:

• Nøgler, adgangskort, hardwarenøgler og certifikater samles ind eller spærres.
• Koder, som flere bruger i fællesskab, skiftes – fx til alarm, Wi-Fi og fælles logins.
• Fjernadgang til netværket lukkes.
• Telefon- og internetabonnementer opsiges, og synkronisering af data stoppes på en telefon, som medarbejderen beholder.
• Kontaktlister opdateres, og eksterne samarbejdspartnere får besked.
• Adgang til fælles postkasser, IT-systemer og eksterne systemer lukkes.

Gør det til en fast procedure

Datatilsynet anbefaler, at nedlæggelse af rettigheder får samme opmærksomhed som oprettelse, og at der er en fast procedure eller automatik, der sætter processen i gang. I praksis kan det være en kort tjekliste, som HR eller lederen sender til den, der står for IT, når en opsigelse er på plads. På Ny eller fratrådt medarbejder kan I se, hvordan I giver os besked, og onboarding og offboarding beskriver, hvordan vi kan hjælpe med hele forløbet.

Synkroniserer I brugere fra en lokal Active Directory, skal brugeren ifølge Microsoft slettes og gendannes dér og ikke i Microsoft 365.

Spørgsmål og svar

Kilder (tjekket oktober 2026): Remove a former employee – Overview – Microsoft Learn · Step 1 – Prevent user sign-in and block access to Microsoft 365 – Microsoft Learn · About shared mailboxes in Microsoft 365 – Microsoft Learn · Convert a mailbox in Exchange Online – Microsoft Learn · OneDrive retention and deletion – Microsoft Learn · Manage unlicensed OneDrive user accounts – Microsoft Learn · Wipe devices with Microsoft Intune – Microsoft Learn · Windows Autopilot registration overview – Microsoft Learn · Databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold – Datatilsynet · Tilpasning af adgangsrettigheder ved ændring af ansættelsesforholdet – Datatilsynet