Forening giver sekretariat og bestyrelse et fælles sted at arbejde
Bestyrelsesmaterialet blev sendt rundt på mail, og frivillige brugte deres private mailadresser. Sekretariatet ville have ét sted til møder og dokumenter – og have styr på, hvem der havde adgang.
Tallene beskriver eksemplet.
Eksempel. Casen viser, hvordan et forløb typisk kan se ud. Virksomheden og tallene er illustrative – ydelser, priser og vilkår er Furesø Datas rigtige.
Bestyrelsesmateriale på mail og frivillige på private adresser
Sekretariatet brugte Microsoft 365, men kun til mail. Dokumenter lå i den enkeltes OneDrive, og bestyrelsen fik materiale tilsendt som vedhæftninger til private mailadresser. Foreningens hjemmeside lå på et webhotel, som ingen længere havde adgangen til.
Sekretariatschefen ønskede et fælles arbejdsrum, adgange der fulgte bestyrelsens valgperioder, og overblik over hjemmesidens drift.
Før
- Bestyrelsesmateriale sendt rundt som vedhæftninger.
- Dokumenter spredt i den enkeltes OneDrive.
- Ingen fast procedure, når bestyrelsen skiftede.
- Uklart, hvem der havde adgang til hjemmesiden.
Efter (illustrativt)
- Bestyrelsen arbejder i et fælles Teams med faste adgange.
- Sekretariatets dokumenter samlet i SharePoint.
- Adgange gennemgås, når bestyrelsen skifter.
- Hjemmesiden flyttet til WordPress Hosting med dokumenterede adgange.
Sådan kunne forløbet se ud
- 1Fase 1OverblikBrugere, dokumenter, hjemmeside og adgange gennemgås.
- 2Fase 2PlanStruktur for sekretariat og bestyrelse aftales før næste bestyrelsesmøde.
- 3Fase 3GennemførelseTeams og SharePoint sættes op, dokumenter flyttes, og hjemmesiden flyttes.
- 4LøbendeHverdagSupport og gennemgang af adgange ved skift i bestyrelsen.
Hvem gør hvad
Furesø Data
- Sekretariatets computere og Microsoft 365
- Teams, SharePoint og gæsteadgange
- Hosting af hjemmesiden
Sekretariatet
- Besked om nye og afgåede bestyrelsesmedlemmer
- Indholdet på hjemmesiden
Leverandøren af medlemssystemet
- Medlemssystemet og dets support
Vil I have det samme?
Ydelserne i casen er Furesø Datas almindelige ydelser – med faste priser, hvor det er muligt.
Eksempel på månedspris for 9 brugere
- Pro9 × 379 kr.3.411 kr.
- IT-partneraftale1–49 brugere279 kr.
I alt pr. måned3.690 kr.
Ekskl. moms. Regnet med prisberegnerens aktuelle priser. Oprettelse, projekter, tilvalg og udstyr er ikke med.
Regn på jeres egen aftaleFlere cases
Forening giver sekretariat og bestyrelse et fælles sted at arbejde
Bestyrelsesmaterialet blev sendt rundt på mail, og frivillige brugte deres private mailadresser. Sekretariatet ville have ét sted til møder og dokumenter – og have styr på, hvem der havde adgang.
Tallene beskriver eksemplet.
Eksempel. Casen viser, hvordan et forløb typisk kan se ud. Virksomheden og tallene er illustrative – ydelser, priser og vilkår er Furesø Datas rigtige.
Bestyrelsesmateriale på mail og frivillige på private adresser
Sekretariatet brugte Microsoft 365, men kun til mail. Dokumenter lå i den enkeltes OneDrive, og bestyrelsen fik materiale tilsendt som vedhæftninger til private mailadresser. Foreningens hjemmeside lå på et webhotel, som ingen længere havde adgangen til.
Sekretariatschefen ønskede et fælles arbejdsrum, adgange der fulgte bestyrelsens valgperioder, og overblik over hjemmesidens drift.
Før
- Bestyrelsesmateriale sendt rundt som vedhæftninger.
- Dokumenter spredt i den enkeltes OneDrive.
- Ingen fast procedure, når bestyrelsen skiftede.
- Uklart, hvem der havde adgang til hjemmesiden.
Efter (illustrativt)
- Bestyrelsen arbejder i et fælles Teams med faste adgange.
- Sekretariatets dokumenter samlet i SharePoint.
- Adgange gennemgås, når bestyrelsen skifter.
- Hjemmesiden flyttet til WordPress Hosting med dokumenterede adgange.
Sådan kunne forløbet se ud
- 1Fase 1OverblikBrugere, dokumenter, hjemmeside og adgange gennemgås.
- 2Fase 2PlanStruktur for sekretariat og bestyrelse aftales før næste bestyrelsesmøde.
- 3Fase 3GennemførelseTeams og SharePoint sættes op, dokumenter flyttes, og hjemmesiden flyttes.
- 4LøbendeHverdagSupport og gennemgang af adgange ved skift i bestyrelsen.
Hvem gør hvad
Furesø Data
- Sekretariatets computere og Microsoft 365
- Teams, SharePoint og gæsteadgange
- Hosting af hjemmesiden
Sekretariatet
- Besked om nye og afgåede bestyrelsesmedlemmer
- Indholdet på hjemmesiden
Leverandøren af medlemssystemet
- Medlemssystemet og dets support
Vil I have det samme?
Ydelserne i casen er Furesø Datas almindelige ydelser – med faste priser, hvor det er muligt.
Eksempel på månedspris for 9 brugere
- Pro9 × 379 kr.3.411 kr.
- IT-partneraftale1–49 brugere279 kr.
I alt pr. måned3.690 kr.
Ekskl. moms. Regnet med prisberegnerens aktuelle priser. Oprettelse, projekter, tilvalg og udstyr er ikke med.
Regn på jeres egen aftaleFlere cases
Ligner situationen jeres?
Fortæl kort om jeres virksomhed, så tager vi en snak om jeres opsætning, jeres leverandører og det, I gerne vil have styr på.
