Onboarding
Den faste proces, der sikrer, at en ny medarbejder har konto, licenser, udstyr og de rigtige adgange klar fra første arbejdsdag – hverken mere eller mindre.
Kort svar
IT-onboarding er den proces, der gør en ny medarbejder klar til at arbejde: brugerkonto, licenser, MFA, computer og telefon, adgang til de rigtige mapper og systemer og en kort introduktion til jeres IT-regler. En fast tjekliste sikrer, at intet glemmes, og at medarbejderen ikke får flere rettigheder end nødvendigt. Det, I giver ved onboarding, er det, I skal kunne tage tilbage ved offboarding.
- BestillingLeder bestiller med startdato, rolle og behov – i god tid.
- Konto og licensBruger oprettes, licens tildeles, grupper efter rolle.
- UdstyrPc og telefon klargøres og tilmeldes administration.
- Første dagMFA sættes op sammen med brugeren, og reglerne gennemgås.
- OpfølgningEfter et par uger: mangler der adgange – eller er der for mange?
Tjekliste til en ny medarbejder
- Brugerkonto i Microsoft Entra ID med korrekt navn, titel og afdeling.
- Licens til Microsoft 365 og eventuelle fagsystemer.
- MFA – helst sat op sammen med medarbejderen, ikke via en kode sendt til en privat mail.
- Medlemskab af de grupper, der giver adgang til teams, mapper og delte postkasser.
- Computer og telefon, der er klargjort og tilmeldt Intune – fx via Windows Autopilot.
- Adgang til fagsystemer, printere og evt. fjernadgang.
- En kort gennemgang af IT-politikken og af, hvordan man kontakter support.
Adgang efter rolle – ikke efter kollega
En udbredt genvej er at give den nye medarbejder »de samme rettigheder som Mette«. Problemet er, at Mette efter syv år har samlet adgange fra mange opgaver. Det er bedre at definere adgange pr. rolle (fx »bogholder« eller »projektleder«) og tildele dem via grupper. Så bliver både onboarding og offboarding enklere, og princippet om mindst mulige rettigheder holdes. Se adgangsstyring.
Microsoft beskriver tre faser i en brugers livscyklus: tiltrædelse (joiner), skift internt (mover) og fratrædelse (leaver). Den midterste glemmes ofte – men når en medarbejder skifter rolle, skal de gamle adgange også fjernes.
Automatisering
Microsoft Entra ID Governance indeholder såkaldte lifecycle workflows, der automatisk kan udføre opgaver før og efter en startdato – fx sende en mail til lederen eller oprette et midlertidigt adgangspas. Funktionen kræver ifølge Microsoft licens til Microsoft Entra ID Governance eller Microsoft Entra Suite. For de fleste små virksomheder rækker en fast tjekliste, gruppebaserede adgange og klargøring af udstyr via Intune og Autopilot langt.
Eksempel: En lægeklinik får en ny sekretær. Lederen sender en bestilling to uger før start. IT opretter kontoen, tilføjer hende til gruppen »Sekretariat«, som giver adgang til den delte postkasse og de rigtige mapper, og sender en klargjort pc. På første dag sætter hun MFA op sammen med supporten – adgangen til journalsystemet oprettes af systemets leverandør efter klinikkens bestilling.
Onboarding og offboarding hænger sammen
| Onboarding | Offboarding | |
|---|---|---|
| Formål | Give de rigtige adgange | Fjerne alle adgange |
| Største risiko | For mange rettigheder | Glemte konti og data |
| Udløses af | Ny ansættelse | Fratrædelse eller rolleskifte |
| Udstyr | Klargøres og udleveres | Indsamles og nulstilles |
Spørgsmål I kan stille
- Har vi en fast tjekliste for nye medarbejdere – og bliver den brugt?
- Tildeler vi adgange efter rolle eller ved at kopiere en kollega?
- Hvor lang tid før start skal IT have besked?
- Fjerner vi gamle adgange, når en medarbejder skifter rolle?
Hvornår giver det mening at få hjælp?
Det giver mening at få hjælp, hvis nye medarbejdere ofte mangler adgange de første dage, eller hvis I ikke ved, hvem der har adgang til hvad. Furesø Data hjælper med faste processer for on- og offboarding – se også ny eller fratrådt medarbejder.
Spørgsmål og svar
Hvor lang tid før start skal IT have besked?
Det afhænger af, om der skal købes udstyr. Vores vurdering: To uger er en god tommelfingerregel, så der er tid til at bestille pc og licenser og teste adgange.
Kilder (tjekket 31. oktober 2026)