Microsoft 365

Et abonnement – ikke et program

Mange forbinder stadig Microsoft 365 med „Office“, altså Word og Excel. I dag er programmerne kun en del af pakken. Kernen er en række tjenester, der kører i Microsofts datacentre: postkasser, fildeling, chat og møder samt den brugerdatabase, der styrer, hvem der må logge på.

Alle virksomheder, der har Microsoft 365, får automatisk deres egen tenant – et afgrænset miljø hos Microsoft med jeres brugere, domæner og indstillinger. Tenanten administreres i Microsoft 365 Admin Center og i de tilhørende administrationsportaler for fx Entra ID, Exchange og Intune.

Navnet Office 365 bruges stadig om enkelte planer (især enterprise-planerne E1, E3 og E5), men for små og mellemstore virksomheder hedder planerne i dag Microsoft 365 Business Basic, Business Standard og Business Premium.

Business-planerne: hvad er forskellen?

Business-planerne er beregnet til organisationer med op til 300 brugere. Har I flere, skal I over på enterprise-planer. Planerne kan blandes, så fx en lagermedarbejder kan have en anden plan end bogholderen – men sikkerhedsfunktioner virker kun for de brugere, der har en licens, som indeholder dem.

Hvad Microsoft sørger for – og hvad I selv skal

Microsoft driver serverne, opdaterer tjenesterne og har redundans, så en hardwarefejl i et datacenter ikke rammer jeres data. Der er også indbyggede gendannelsesmuligheder, fx papirkurve og versionshistorik.

Men Microsoft konfigurerer ikke jeres sikkerhed for jer, og en almindelig Business-plan indeholder ikke en uafhængig backup. Microsoft tilbyder en separat, forbrugsafregnet tjeneste (Microsoft 365 Backup), og der findes tredjepartsprodukter. Uanset valg er det jeres ansvar at beslutte, hvordan data skal kunne gendannes efter fx sletning eller ransomware.

• Microsofts ansvar: drift og tilgængelighed af tjenesterne, fysisk sikkerhed, opdatering af platformen.
• Jeres ansvar: hvem der har adgang, hvordan login er beskyttet, hvad der deles med hvem, backupstrategi, og at enhederne er opdaterede og beskyttede.
• Fælles: sikkerhedsindstillinger findes ofte i platformen, men skal slås til og vedligeholdes.

Typiske misforståelser

• „Vi har Microsoft 365, så vi er sikre.“ Standardopsætningen giver et grundniveau – fx sikkerhedsstandarder (security defaults) med MFA i nye tenants – men regler for enheder, deling og adgang kræver aktiv opsætning.
• „Premium er bare Standard med flere programmer.“ Forskellen ligger næsten udelukkende i sikkerhed og administration: Intune, Entra ID P1, Defender for Business og udvidet mailbeskyttelse.
• „Copilot er inkluderet.“ Copilot Chat kan bruges med en arbejdskonto, men den fulde Microsoft 365 Copilot med adgang til jeres egne data er en tillægslicens.
• „Teams følger altid med.“ I EU findes også varianter af planerne uden Teams. Tjek, hvad jeres abonnement faktisk indeholder, før I flytter møder og chat.

Hvad betyder det i hverdagen?

For en virksomhed med 5–50 medarbejdere bliver Microsoft 365 ofte omdrejningspunktet for næsten alt digitalt arbejde: Medarbejderen logger på én gang, og så virker mail, filer, møder og i mange tilfælde også andre systemer via single sign-on. Det gør det nemt – og betyder samtidig, at én kompromitteret konto kan give adgang til meget.

Spørgsmål I kan stille

• Hvilke planer har vores brugere i dag – og har alle den samme sikkerhed?
• Er sikkerhedsstandarder eller Conditional Access slået til, og hvem har tjekket det sidst?
• Hvordan gendanner vi en slettet postkasse eller SharePoint-mappe ud over Microsofts papirkurve?
• Hvem har administratorrettigheder i vores tenant, og er de beskyttet med stærk MFA?
• Hvem i virksomheden eller hos vores IT-leverandør ejer opsætningen og følger med i Microsofts ændringer?

Hvornår giver det mening at få hjælp?

Det giver mening at få hjælp, når I skal vælge eller skifte plan, flytte mail og filer ind i Microsoft 365, eller når ingen har overblik over, hvilke sikkerhedsindstillinger der faktisk er slået til. Furesø Data er Microsoft Partner og sætter Microsoft 365 op og drifter det for små og mellemstore virksomheder.

Spørgsmål og svar

Relaterede ord