Se Microsoft Teams filer i Microsoft Windows Stifinder
Du har sikkert overvejet på om det kan lade sig gøre at se dine Microsoft Teams filer direkte Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder ligesom det er tilfældet når man for eksempel anvender Microsoft OneDrive, Dropbox eller har adgang til et delt netværksdrev på en lokal server.
Min erfaring viser også at de fleste foretrækker at have adgang til deres filer direkte i Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder, da det hermed gør det nemmere at arbejde med filer i applikationer, programmer og software der er installeret lokalt på computeren.
Selvom det eksempelvis er muligt at redigere Microsoft Word, Excel eller PowerPoint filer direkte i onlineversionen af Word, Excel eller PowerPoint i Microsoft 365 for privatpersoner og Microsoft 365 for virksomheder er der i mange tilfælde vigtige funktioner som endnu kun er at finde i skrivebordsversionerne af de tre programmer.
Har du andre filer som eksempelvis PDF eller Adobe Photoshop filer arkiveret i en Microsoft Teams team filmappe vil det i mange tilfælde også være en fordel at have adgang til dem igennem computerens lokale filstruktur således at du både kan redigere og gemme lokalt og stadig bevare deling og synkronisering af filerne med onlinearkivet i Microsoft Teams og dine Microsoft Teams kollegaer, kunder eller samarbejdspartnere.
Sørg for at dit OS og alle programmer er opdateret
I det følgende vil jeg gennemgå hvordan du synkroniserer dine Microsoft Teams filer til Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder. Proceduren er den samme om du anvender Microsoft Windows eller Apple MacOS. Du skal være opmærksom på at du altid skal anvende den nyeste version af Microsoft Windows, Apple MacOS og ikke mindst Microsoft Office apps (herunder Microsoft OneDrive og Microsoft Teams) for at være sikker på at alle funktioner fungerer korrekt. Dertil skal du også sikre dig at alle opdateringer er installeret.
Sådan tilføjer du Microsoft Teams filer til Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder
Det første du skal gøre, er at åbne Microsoft Teams og dernæst gå til det team som du ønsker at synkronisere filer til din Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder fra. Når du har lokaliseret det rigtige team, er det vigtigt at du tjekker op på om du er logget på Microsoft OneDrive med den samme konto som du anvender til Microsoft Teams. Det kan enten være det anvender en personlig Microsoft konto eller en arbejds- eller skole konto som du har fået tildelt af din arbejdsplads eller dit uddannelsessted.
Når du hernæst har lokaliserede det rette team skal du klikke på på fanen filer. Under fanen filer kan der ligge flere mapper hvis der er oprettet yderligere mapper og undermapper. Du kan vælge at synkronisere alle mapper således at den overordnede filstruktur kommer med ind i din Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder, men du kan også vælge at synkronisere enkelt eller flere mapper på tværs af den overordnede struktur.
Du skal nu kigge efter knappen ”Synkroniser” som vil være lokaliseret over mapperne og under menuen i toppen af Microsoft Teams vinduet.
Afhængig af version og opløsning på din skærm kan punktet gemme sig i undermenuen. Den får du frem ved at trykke på de tre prikker i højre side af menuen over mappevisningen. Den viser de funktioner der ikke er plads til i menuen på skærmen. Hvis synkroniseringsfunktionen af den ene eller anden årsag ikke fremkommer, kan du alternativt klikke på ”Åbn i SharePoint”. Når mappen åbnes i Microsoft SharePoint miljøet (som er et spejl af det du ser i fanen filer i dine team) kan du blive bedt om at logge på din Microsoft konto eller Microsoft 365 arbejdskonto hvis du ikke allerede er logget på. Dette sker fordi Microsoft SharePoint åbnes i din browser. Hvis du allerede er logget ind i en anden Microsoft konto eller Microsoft 365 arbejdskonto end den du forsøger at tilgå, er det vigtigt at du først logger ud af denne konto.
Fra Microsoft SharePoint er det muligt at lokalisere og igangsætte synkroniseringen af filer imellem dit Microsoft Teams team og din lokale Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder. Det gøres ved igen at lokalisere punktet ”Synkronisér” i menuen over filstrukturen i Microsoft Sharepoint. Når synkroniseringen igangsættes ved at klikke på ”Synkronisér” vil din browser bede om din tilladelse til at åbne links i Microsoft OneDrive. Du kan med fordel sætte flueben ved tillad altid. Dernæst trykker du ok og mappen bliver herefter tilføjet til din Microsoft OneDrive appe og din Microsoft Windows Stifinder eller M.
Når du aktiverer synkronisering af den ønskede mappe, skal du være opmærksom på at den mappe du står i når du klikker på synkroniser knappen er den mappe som du får synkroniseret ind i din Microsoft Windows stifinder eller MacOS finder.
Har du eksempelvis rettigheder til at se den overordnede filstruktur, det vil sige alle mapper i nogen eller alle teams i din organisation kan du også via Microsoft Sharepoint gå et niveau op og herefter vælge at synkronisere den overordnede filstruktur til din Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder således at alle mapper bliver tilgængelige under en enkelt mappevisning.
Det kan med fordel være en ide at overveje hvor mange mapper der skal synkroniseres ned på computeren da de vil fylde i oversigten i din Microsoft Windows Stifinderen eller Apple MacOS Finder. I førnævnte eksempel hvor jeg foreslår at du synkroniserer den overordnede filstruktur for alle teams som du har rettigheder til, vil det have den fordel at det i oversigten vil være nemmere at skelne mellem forskellige mapper de synkroniseres med andre personer i eller uden for din organisation.
Vær opmærksom på at nogle organisationer har opsat rettigheder der forhindrer at du kan synkronisere dine filer og mapper til din Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder.
Hvis du ved en fejl synkronisere en forkert mappe til din computer eller ønsker at ophæve synkroniseringen af en eller flere mappe er det muligt at fjerne dem igen. For at fjern synkroniserede mapper fra din Microsoft Windows Stifinder eller MacOS Finder skal du åbne indstillingerne for din Microsoft OneDrive app. Dette gøre ved at lokalisere Microsoft OneDrive ikonet, højreklikke/klikke og dernæst klikke på indstillinger. Herefter skal du gå til fanen ”Konto”. Du vil her kunne se en liste med alle de mapper som er synkroniseret til din Microsoft Windows Stifinder eller Apple MacOS Finder og dernæst stoppe synkroniseringen ved at trykke på ”Stop synkronisering” ud for den mappe som du ønsker at ophæve synkroniseringen på.
