Offboarding
Det, der skal ske i IT, når en medarbejder stopper: adgange lukkes, data overdrages, udstyr leveres tilbage og licenser frigøres.
Kort svar
Offboarding er den IT-mæssige del af en fratrædelse. Adgangen skal lukkes, så den tidligere medarbejder ikke længere kan logge ind. Mail og filer skal overdrages, før kontoen slettes, fordi Microsoft 365 kun gemmer en slettet brugers data i en begrænset periode. Udstyr skal leveres tilbage, og adgange til andre systemer, delte adgangskoder og fysiske nøgler skal også håndteres.
- Luk adgangenNulstil adgangskoden, log ud af alle sessioner, og bloker log-in.
- Overdrag mailOmdan postkassen til en delt postkasse eller videresend mail til en kollega.
- Overdrag filerFlyt fælles filer fra OneDrive til SharePoint, og giv lederen adgang til resten.
- Enheder og adgangeRyd telefon og computer, og luk adgange til andre systemer og delte adgangskoder.
- Licens og kontoFjern licensen og slet kontoen, når data er sikret – ikke før.
Hvorfor rækkefølgen betyder noget
Den mest almindelige fejl er at slette brugerkontoen som det første. Så starter et ur: Når kontoen slettes i Microsoft 365, gemmes mail og OneDrive-filer kun i 30 dage (OneDrive-perioden kan ændres af administratoren). Inden for den periode kan kontoen gendannes. Bagefter er data væk, medmindre de er dækket af retention eller backup.
Den anden almindelige fejl er det modsatte: at lade kontoen stå åben “indtil videre”. En konto, som ingen bruger, men som stadig kan logge ind, er en oplagt indgang for angribere. Sikkerdigital.dk anbefaler at lukke adgange, når medarbejdere eller eksterne leverandører stopper.
Trin 1: Luk adgangen – og vær opmærksom på forsinkelsen
Microsoft anbefaler at starte med at nulstille adgangskoden og logge brugeren ud af alle sessioner. Det virker ikke øjeblikkeligt: En adgangsnøgle (token) er gyldig i op til en time, så brugeren bliver først bedt om at logge ind igen inden for en time, eller når vedkommende skifter side. Blokering af log-in kan ifølge Microsoft tage op til 24 timer om at slå igennem, og derfor er nulstilling af adgangskoden det hurtigste første skridt.
Fjern også brugerens MFA-metoder og eventuelle administratorrettigheder.
Vær opmærksom: Ved en konfliktfyldt fratrædelse bør adgangen lukkes, mens samtalen foregår – ikke bagefter. Aftal tidspunktet med jeres IT-partner på forhånd.
Trin 2 og 3: Mail og filer
Mail: Postkassen kan omdannes til en delt postkasse, så kolleger kan læse den og svare på henvendelser til adressen. Det kræver, at brugeren stadig har en licens på tidspunktet for omdannelsen. Bagefter kan licensen fjernes, hvis postkassen er under 50 GB. Brugerkontoen må ikke slettes, fordi den delte postkasse er knyttet til den – og husk at nulstille adgangskoden, ellers virker det gamle log-in stadig på den delte postkasse. Alternativt kan mail videresendes til en kollega.
Filer: Fælles filer i medarbejderens OneDrive bør flyttes til SharePoint, før kontoen slettes. Når kontoen slettes, får medarbejderens leder som standard adgang til OneDrive og en påmindelse syv dage før sletning – men kun hvis lederen er registreret, og funktionen er slået til. Ellers har ingen automatisk adgang.
Eksempel: En projektleder i en ingeniørvirksomhed stopper. Kunderne skriver fortsat til hendes adresse, så postkassen omdannes til en delt postkasse, som hendes efterfølger har adgang til. Projektmapperne i hendes OneDrive flyttes til projekternes SharePoint-websteder, inden kontoen slettes.
Fjern licensen eller slet kontoen? Fristerne er forskellige
En arkiveret OneDrive kan genåbnes ved at give brugeren en licens igen – men hvis brugerkontoen er slettet, kræver det, at der er slået betaling til for ulicenserede konti. Microsoft har desuden i 2026 indført, at ulicenserede konti, der ikke betales for, kan blive slettet efter i alt 365 dage, også selvom der er opbevaringsregler. At lade en OneDrive ligge uden licens er altså ikke en sikker måde at gemme data på.
| Handling | OneDrive | |
|---|---|---|
| Kontoen slettes | Gemmes 30 dage, kontoen kan gendannes | Lederen har adgang i 30 dage, derefter papirkurv |
| Kun licensen fjernes | Gemmes 30 dage, derefter slettet | Skrivebeskyttet efter 60 dage, arkiveret efter 93 |
| Omdannet til delt postkasse | Bevares uden licens op til 50 GB | Ikke berørt – skal håndteres særskilt |
Det, der ligger uden for Microsoft 365
- Udstyr: Computer, telefon og nøglekort leveres tilbage. Virksomhedens data på medarbejderens egen telefon kan fjernes, hvis telefonen er administreret, fx med Intune.
- Andre systemer: Branchesystem, bank, offentlige portaler, sociale medier og leverandørportaler. Brug I single sign-on, lukkes mange af dem med Microsoft-kontoen – men ikke alle.
- Delte adgangskoder: Skift de adgangskoder, medarbejderen kendte, fx til Wi-Fi, fælles konti og alarm. En adgangskodeadministrator gør det lettere at se hvilke.
- Administratorrettigheder: Kortlæg, hvem der har administratoradgang – også eksterne konsulenter – og fjern det, der ikke længere er brug for.
Gør det til en fast procedure
Offboarding går bedst, når den følger en tjekliste, som både ledelse, HR og IT-partner kender. Sikkerdigital.dk anbefaler at udpege én person, der har ansvaret for adgangsrettigheder, og at gennemgå, hvem der har adgang til hvad, mindst én gang om året. Det samme gælder, når medarbejdere skifter rolle internt – adgange har det med at hobe sig op. Se også adgangsstyring.
Spørgsmål I kan stille
- Har vi en skriftlig tjekliste for, hvad der skal ske i IT, når nogen stopper?
- Hvem giver IT-partneren besked – og hvor lang tid før sidste arbejdsdag?
- Ligger der fælles filer i enkeltpersoners OneDrive?
- Hvilke systemer uden for Microsoft 365 har medarbejderne adgang til?
- Hvornår har vi sidst gennemgået, hvem der har administratorrettigheder?
Hvornår giver det mening at få hjælp?
Det giver mening at have en fast procedure med jeres IT-partner, så adgang lukkes til tiden, og data ikke går tabt ved en fejl. Få hjælp, hvis I ikke har en tjekliste, eller hvis en fratrædelse er konfliktfyldt og adgangen skal lukkes på et bestemt tidspunkt. Beslutninger om data og adgang til mail ligger altid hos virksomheden.
Spørgsmål og svar
Kan vi beholde en tidligere medarbejders mailadresse?
Ja. Postkassen kan omdannes til en delt postkasse, eller adressen kan tilføjes som alias på en kollegas postkasse. Overvej, hvor længe det er nødvendigt, og om afsendere skal have et automatisk svar om, hvem de i stedet kan kontakte.
Må vi læse en tidligere medarbejders mail?
Det er et juridisk spørgsmål, der blandt andet afhænger af jeres IT-politik og af, om mailen indeholder private oplysninger. Afklar det med jeres rådgiver, før I giver adgang, og hav gerne reglerne skrevet ind i jeres IT-politik.
Forbehold: Teksten beskriver de tekniske trin. Spørgsmål om adgang til en tidligere medarbejders mail og filer, opbevaring af personoplysninger og ansættelsesretlige forhold er juridiske og ikke omfattet – søg rådgivning ved tvivl.
Kilder (tjekket 31. oktober 2026)
- Remove a former employee – Overview – Microsoft Learn
- Step 1 – Prevent user sign-in and block access to Microsoft 365 – Microsoft Learn
- Convert a user mailbox to a shared mailbox – Microsoft Learn
- OneDrive retention and deletion – Microsoft Learn
- Manage unlicensed OneDrive user accounts – Microsoft Learn
- Få styr på medarbejdernes adgang til data – Sikkerdigital.dk (Styrelsen for Samfundssikkerhed)