Backup

Hvad en backup er – og hvad den ikke er

En backup er en selvstændig kopi af data, taget på et bestemt tidspunkt og gemt adskilt fra originalen. Hvis originalen bliver slettet, overskrevet, krypteret af ransomware eller går tabt ved et nedbrud, kan I hente den tidligere udgave frem fra kopien.

Mange ting i hverdagen ligner backup uden at være det. Synkronisering (fx OneDrive på jeres computere) sørger for, at den samme fil findes flere steder – men en sletning eller en krypteret fil synkroniseres også. Papirkurve og versionshistorik er nyttige fortrydelsesfunktioner, men de ligger i samme tjeneste som originalen og er tidsbegrænsede. Og retention handler om at bevare eller slette data efter regler – ikke om hurtig gendannelse.

Hvorfor backup, når filerne ligger i Microsoft 365?

Det er et naturligt spørgsmål. Microsoft beskriver selv en model for delt ansvar: Microsoft står for datacentre, fysisk drift og selve tjenesten, mens kunden – uanset om det er SaaS som Microsoft 365 – altid selv har ansvaret for egne data, konti og adgange. Microsoft sikrer altså, at tjenesten kører og at jeres data ikke går tabt ved en hardwarefejl hos dem. Men hvis en medarbejder sletter en mappe, en angriber krypterer filer via en overtaget konto, eller en synkroniseringsfejl overskriver data, er det jeres data, der er ændret – og tjenesten gør, som den bliver bedt om.

Microsoft 365 har indbyggede fortrydelsesmuligheder: Papirkurven i SharePoint og OneDrive gemmer slettede elementer i 93 dage, slettede mails kan som standard gendannes i 14 dage (kan øges til højst 30), og OneDrive kan rulles 30 dage tilbage. Det dækker mange hverdagsuheld. Det dækker ikke nødvendigvis en sletning, der først opdages efter flere måneder, en fratrådt medarbejders data, efter kontoen er slettet, eller et angreb, hvor også papirkurven bliver tømt.

Derfor bruger mange virksomheder en egentlig backup af Microsoft 365 – enten Microsofts eget tilkøb Microsoft 365 Backup eller en løsning fra en anden leverandør. Microsoft 365 Backup kan sikkerhedskopiere OneDrive, SharePoint og Exchange Online med valgfri gendannelsesperiode fra 3 måneder til 2 år og opbevarer kopierne i lagring, der kun kan tilføjes til, ikke ændres. Den afregnes efter forbrug og ikke pr. bruger.

3-2-1: tommelfingerreglen, og hvorfor én kopi skal være utilgængelig

En udbredt tommelfingerregel er 3-2-1: tre kopier af data, på to forskellige typer lager, hvoraf én opbevares uden for huset. Styrelsen for Samfundssikkerhed anbefaler på sikkerdigital.dk, at mindst én kopi ikke kan nås fra virksomhedens netværk, og advarer mod udelukkende at stole på en online backup, fordi den kan blive ramt af samme angreb som resten af systemerne.

Pointen er adskillelse. En backup, der ligger på en NAS i samme netværk og er tilgængelig med samme administratorkonto som serveren, kan krypteres i samme ransomwareangreb. Adskillelse kan være fysisk (en disk, der tages ud), logisk (separat konto og adgangskontrol) eller teknisk (lagring, der ikke kan ændres eller slettes i en periode).

Det skal en backup dække i en typisk mindre virksomhed

• Microsoft 365: Mail (Exchange Online), OneDrive, SharePoint og dermed filerne bag Teams.
• Servere og NAS: Fildrev, databaser og eventuelle lokale branchesystemer.
• Branchesystemer i skyen: Her ligger backup ofte hos systemleverandøren – undersøg, hvad aftalen faktisk siger om gendannelse.
• Konfiguration: Opsætning af firewall, netværk og centrale systemer, så de kan genopbygges.
• Computere: Typisk ikke fuld backup, hvis filerne ligger i OneDrive og SharePoint – men tjek, at der ikke ligger vigtige data lokalt.

Hvornår er en backup god nok?

Det kan ikke afgøres generelt. Det afhænger af, hvor meget data I kan tåle at miste, og hvor hurtigt I skal være i gang igen – det, der kaldes RPO og RTO. En revisor, der kan arbejde videre på papir i en dag, har andre krav end en klinik, der ikke kan tage imod patienter uden sit system.

Sikkerdigital.dk anbefaler at teste jævnligt, at data rent faktisk kan gendannes, og at kryptere backuppen, så uvedkommende ikke kan læse den. Hvis en IT-leverandør tager backup for jer, bør I stille krav til, hvordan den håndteres og kvalitetssikres – og få rapporter om, at den lykkes.

Typiske misforståelser

• “Det ligger i skyen, så det er sikret.” Tjenesten er sikret mod Microsofts fejl, ikke mod jeres egne sletninger eller angreb via jeres konti.
• “Vi har RAID, så vi har backup.” RAID beskytter mod en defekt disk, ikke mod sletning, brand eller ransomware.
• “Backuppen kører hver nat.” Kører den, eller er den planlagt? Uden overvågning og test ved I det ikke.
• “Retention er det samme som backup.” Retention bevarer data efter regler, men er ikke bygget til at gendanne et helt websted til et bestemt tidspunkt.

Spørgsmål I kan stille

• Hvilke af vores data er dækket af backup – og hvilke er ikke?
• Hvor langt tilbage kan vi gendanne fra, og hvor lang tid tager en fuld gendannelse?
• Ligger mindst én kopi, så den ikke kan slettes eller krypteres med de samme konti som resten af systemerne?
• Hvornår har vi sidst testet en gendannelse, og hvem fik besked om resultatet?
• Hvem får besked, når et backupjob fejler?

Hvornår giver det mening at få hjælp?

Det giver mening at få hjælp, hvis I ikke kan svare præcist på, hvad jeres backup dækker, hvor langt tilbage den går, og hvornår den sidst er testet. Furesø Data leverer backup af både Microsoft 365, servere og NAS og kan gennemgå jeres nuværende opsætning.

Spørgsmål og svar

Relaterede ord