Retention
Regler for, hvor længe data skal bevares, og hvornår de må slettes. I Microsoft 365 kan retention forhindre, at mails og filer slettes for tidligt.
Kort svar
Retention betyder opbevaring: regler for, hvor længe data skal gemmes, og hvornår de skal slettes. I Microsoft 365 sætter I det op med opbevaringspolitikker og opbevaringsmærkater i Microsoft Purview. En regel kan bevare indhold i en periode, slette det efter en periode eller begge dele. Retention sikrer, at data ikke forsvinder for tidligt – men det er ikke en backup, som I kan gendanne et helt system fra.
- Regel sættes opFx: bevar alle filer på webstedet i 5 år fra oprettelse, og slet dem derefter.
- Medarbejder sletterFilen forsvinder fra medarbejderens visning som normalt.
- Kopi bevares skjultI SharePoint og OneDrive i biblioteket Preservation Hold, i mail i Recoverable Items.
- Perioden udløberKopien slettes permanent, hvis reglen også indeholder en sletning.
Ordet bruges om flere ting
“Retention” dukker op i mange sammenhænge, og det skaber forvirring. Det betyder altid opbevaring – men af forskellige ting:
- Opbevaringspolitikker i Microsoft 365: Regler, der bevarer eller sletter mails, filer og Teams-beskeder. Det er hovedemnet på denne side.
- Opbevaringstid i en backup: Hvor længe backupkopierne gemmes, fx 90 dage eller ét år. Det afgør, hvor langt tilbage I kan gendanne fra.
- Papirkurv og slettede elementer: Fx gemmes slettede filer i SharePoint og OneDrive i 93 dage, og slettede mails som standard i 14 dage.
- Opbevaring af fratrådte brugeres data: Fx hvor længe en slettet medarbejders OneDrive bevares (som standard 30 dage).
Sådan virker opbevaringspolitikker i Microsoft 365
I Microsoft Purview kan I lave to slags regler. En opbevaringspolitik gælder for et helt område – fx alle mailbokse eller et bestemt SharePoint-websted. En opbevaringsmærkat sættes på enkelte filer, mapper eller mails, når de skal behandles anderledes end resten.
Hver regel kan være én af tre typer: kun bevare, kun slette, eller bevare i en periode og derefter slette. Indholdet bliver liggende, hvor det er, og medarbejderne arbejder som normalt. Først når nogen redigerer eller sletter noget, der er omfattet, gemmes en kopi i et skjult område: biblioteket Preservation Hold for SharePoint og OneDrive og mappen Recoverable Items for mail.
Gælder flere regler for samme indhold, vinder bevaring over sletning, og den længste bevaringsperiode vinder. Det betyder, at en regel om at slette efter tre år ikke sletter noget, som en anden regel siger skal bevares i fem.
Eksempel: Et revisionsfirma vil sikre, at mapperne med klientmateriale ikke kan slettes permanent – heller ikke ved en fejl – før en fastsat periode er gået. En opbevaringspolitik på klientwebstedet bevarer en skjult kopi af alt, der slettes eller ændres, indtil perioden er udløbet.
Retention er ikke backup
Retention og backup supplerer hinanden, men løser forskellige problemer. Retention sikrer, at enkelte elementer ikke forsvinder permanent før tid, og at de kan findes ved en søgning (eDiscovery). Backup sikrer, at I hurtigt kan bringe en mailboks, et websted eller en hel OneDrive tilbage til et bestemt tidspunkt.
Efter fx et ransomwareangreb er det ikke nok, at hver krypteret fil har en bevaret kopi et skjult sted. I skal kunne lægge den rigtige version tilbage på det rigtige sted, hurtigt. Microsoft gør selv opmærksom på, at deres backuptjeneste er isoleret fra opbevaringspolitikkerne – en ændring i retention påvirker altså ikke backuppen.
Det skal I selv beslutte
Microsoft leverer værktøjet, men ikke reglerne. Hvor længe I skal eller må opbevare bestemte data, afhænger af lovgivning, kontrakter og jeres egne behov. Lovkrav om fx regnskabsmateriale kan kræve, at data bevares i en årrække, mens databeskyttelsesreglerne kræver, at personoplysninger ikke gemmes længere end nødvendigt. Retention kan derfor både bruges til at bevare og til at rydde op.
Bevaret indhold tæller med i lagerpladsen, og regler med lang bevaring kan forhindre, at en fratrådt medarbejders OneDrive bliver slettet. Tænk derfor reglerne igennem, før de slås til.
Vær opmærksom: Regler med sletning er reelle sletninger. En forkert opsat regel kan permanent fjerne data, som I havde brug for. Test på et afgrænset område først.
Spørgsmål I kan stille
- Hvilke typer data er vi forpligtet til at gemme, og i hvor lang tid?
- Hvilke personoplysninger gemmer vi længere, end vi har brug for?
- Har vi opbevaringspolitikker i Microsoft 365 i dag – og ved vi, hvad de gør?
- Hvor længe gemmes vores backupkopier, og passer det med vores behov?
Hvornår giver det mening at få hjælp?
Få hjælp, hvis I skal omsætte krav om opbevaring og sletning til konkrete regler i Microsoft 365, eller hvis I ikke ved, hvilke regler der allerede er slået til. Det er et område, hvor en fejlopsætning kan slette data permanent.
Spørgsmål og svar
Kan medarbejderne se, at der er retention på deres filer?
Som regel ikke. Indholdet ligger, hvor det plejer, og de bevarede kopier ligger i skjulte områder, som kun administratorer og personer med særlige rettigheder kan søge i.
Kan retention gendanne en slettet fil?
Ja, en administrator kan finde bevaret indhold via søgning og hente det frem. Det er dog langsommere og mere manuelt end at gendanne fra papirkurven eller en backup.
Forbehold: Teksten forklarer begrebet og Microsofts funktioner. Den er ikke juridisk rådgivning om, hvor længe I skal eller må opbevare bestemte data – det afhænger af blandt andet bogføringsregler, databeskyttelsesreglerne og jeres kontrakter.
Kilder (tjekket 31. oktober 2026)