Arkitekter og ingeniører: store filer, tunge maskiner og deling

Store projektfiler kan godt ligge i Microsoft 365 – SharePoint tillader filer på op til 250 GB – men synkronisering til mange computere har praktiske grænser, og nogle programmer arbejder bedst med filer på et lokalt drev eller en server. Afgør placeringen ud fra jeres faktiske filer og programmer, ikke ud fra en generel anbefaling. Vælg arbejdsstationer efter programleverandørens systemkrav, og del med eksterne via navngivne gæster med udløb frem for åbne links.

Kort fortalt

• SharePoint og OneDrive tillader filer op til 250 GB, men Microsoft anbefaler højst 300.000 synkroniserede filer.
• Lange mappestier kan give problemer: hele stien må højst være 400 tegn.
• Arbejdsstationer bør vælges efter programleverandørens krav – ikke efter kontorstandarden.
• Ekstern deling bør gå til navngivne personer med udløb, så adgangen ikke lever videre efter projektet.

Hvorfor tegnestuen ikke er et almindeligt kontor

Hos arkitekter og ingeniører er filerne store, mange og tæt forbundne. En tegning henviser til andre tegninger, modeller og referencefiler, og ét projekt kan bestå af titusindvis af filer. Samtidig arbejder mange parter på de samme projekter: bygherre, andre rådgivere, entreprenører og myndigheder.

Det betyder, at tre beslutninger fylder mere end andre steder: hvor filerne skal ligge, hvad computerne skal kunne, og hvordan der deles med eksterne. De påvirker hinanden – og en dårlig beslutning ét sted mærkes som langsomme computere eller rod i versionerne et andet sted.

Hvor skal projektfilerne ligge?

Microsoft 365 kan rumme store filer: grænsen for upload af en enkelt fil til SharePoint, OneDrive og Teams er 250 GB. Men grænsen for filstørrelse er sjældent det, der skaber problemer i praksis. Det gør synkroniseringen. Microsoft anbefaler, at man ikke synkroniserer mere end 300.000 filer i ét bibliotek, og at de samme ydelsesproblemer kan opstå, hvis man har 300.000 elementer eller flere på tværs af alle de biblioteker, man synkroniserer.

Dertil kommer stilængden: hele filstien inklusive filnavn må højst være 400 tegn. Det rammer især projektarkiver med dybe mappestrukturer og lange, beskrivende mappenavne.

Hvorvidt jeres tegneprogrammer arbejder godt med filer i en synkroniseret skymappe, afhænger af programmet og af, hvordan filerne henviser til hinanden. Det bør I afklare med programleverandøren og teste med et rigtigt projekt, før I flytter alt.

Backup af store projektarkiver

Uanset placering skal projektfilerne have en backup, der er adskilt fra den daglige lagring. Store arkiver har deres egne udfordringer: en fuld gendannelse kan tage lang tid, og en backup, der aldrig er testet med et rigtigt projekt, giver falsk tryghed. Afklar, hvor hurtigt I skal kunne arbejde igen på et aktivt projekt, hvis filserveren eller et SharePoint-område går tabt – og test det. Se også backup og Microsoft 365-backup.

Arbejdsstationer: hvad skal de kunne?

Tunge tegne-, beregnings- og visualiseringsprogrammer stiller andre krav end mail og regneark. Grafikkort, hukommelse, processor og hurtig lokal lagring betyder meget for, om en model kan åbnes og roteres flydende, eller om medarbejderen venter.

Vi anbefaler typisk, at I tager udgangspunkt i programleverandørernes egne systemkrav og anbefalede konfigurationer – og i, hvad jeres største projekter faktisk kræver – frem for at købe den kraftigste maskine til alle. En medarbejder, der primært laver udbudsmateriale, har sjældent brug for det samme som den, der arbejder i 3D hele dagen.

• Opdel medarbejderne i profiler (fx administration, tegner, visualisering) og køb efter profil.
• Tjek, at grafikkortet er på programleverandørens liste over understøttet udstyr, hvis den findes.
• Planlæg udskiftning efter, hvornår maskinen ikke længere kan følge med programmerne. Se sådan planlægger I en udskiftning af computere.
• Husk, at arbejdsstationer også skal styres, opdateres og beskyttes som alle andre computere.

Deling med samarbejdspartnere

Deling med eksterne er hverdag i byggeprojekter, og det er her, adgang let løber løbsk. Microsoft beskriver, at et Alle-link giver adgang til enhver, der har linket, uden log-ind, og at adgangen ikke kan revideres. Et link til bestemte personer virker kun for de navngivne modtagere, som skal bekræfte deres identitet.

En administrator kan begrænse delingen for hele organisationen eller for det enkelte SharePoint-område. Et område kan have strengere indstillinger end organisationen, men ikke mere åbne. Der kan sættes udløb på Alle-links og på gæsters adgang, og delingen kan begrænses til bestemte domæner.

• Opret ét delingsområde pr. projekt eller samarbejde, så eksterne kun ser det, de skal.
• Brug bestemte personer som standard, og lad Alle-links udløbe eller kun give læseadgang.
• Sæt udløb på gæsters adgang, og ryd op, når projektet afleveres.
• Bruger projektet en fælles projektweb eller et udbudssystem, så aftal, hvad der deles der, og hvad der deles fra jeres egne systemer.

Spørgsmål og svar

Kilder (tjekket oktober 2026): SharePoint limits – Microsoft Learn · How shareable links work in OneDrive and SharePoint in Microsoft 365 – Microsoft Learn · Manage sharing settings for SharePoint and OneDrive in Microsoft 365 – Microsoft Learn