Hvorfor backup, når filerne ligger i Microsoft 365?
Microsoft 365 holder jeres mail og filer tilgængelige, selv hvis et datacenter får problemer. Det er bare ikke det samme som at kunne hente data tilbage, når de er slettet, overskrevet eller krypteret.
Microsoft sørger for, at tjenesten kører, og har flere kopier af data af hensyn til driften. Men ansvaret for jeres data ligger ifølge Microsoft hos jer. De indbyggede sikkerhedsnet – papirkurv, versionshistorik, Gendan OneDrive og gendannelse af slettet mail – virker inden for faste tidsrum, typisk 14 til 93 dage. En backup er en adskilt kopi med en længere og kendt tidshorisont, som I kan gendanne fra, også når skaden opdages sent.
Kort fortalt
- Microsoft beskytter tjenesten mod nedbrud – I har ansvaret for jeres data.
- Papirkurve, versionshistorik og Gendan OneDrive har tidsgrænser og ligger i samme miljø som de data, de skal beskytte.
- Opbevaringspolitikker handler om at bevare eller slette data efter regler – ikke om at rulle et helt site tilbage.
- En backup er først noget værd, når I har prøvet at gendanne fra den.
Hvad Microsoft sørger for – og hvad der er jeres
Microsoft 365 er bygget, så data ligger i flere fysisk adskilte kopier. Går en server eller et datacenter ned, skifter tjenesten til en anden kopi, uden at I mærker det. Det beskytter mod Microsofts problemer – ikke mod jeres egne.
I Microsofts model for delt ansvar står det klart: Uanset om I bruger cloud eller egne servere, beholder I ansvaret for jeres data, jeres konti og adgangen til dem. Sletter en medarbejder en mappe, overskriver et program hundredvis af filer, eller bliver en konto misbrugt, så gør Microsofts tjeneste præcis det, den bliver bedt om. Den sletter, overskriver og synkroniserer – også fejlene.
De indbyggede sikkerhedsnet og deres grænser
Microsoft 365 har flere funktioner, der kan hente data tilbage. De er nyttige i hverdagen, og I skal kende dem. Men hver af dem har en grænse, som er vigtig at have med i overvejelserne.
| Funktion | Hvad den dækker | Grænse |
|---|---|---|
| Papirkurv i SharePoint og Teams | Slettede filer og mapper | 93 dage fra sletning, uanset hvilken papirkurv de ligger i |
| Gendan OneDrive | Rulle hele OneDrive tilbage | Handlinger inden for de seneste 30 dage |
| Versionshistorik | Tidligere udgaver af en fil | Gamle versioner slettes efter de grænser, der er sat |
| Gendan slettede elementer i Outlook | Mail slettet fra Slettet post | 14 dage som standard, højst 30 |
| Slettet bruger | Konto, mail og OneDrive | 30 dage som standard, se nedenfor |
Vær opmærksom: Tidsfristerne gælder fra sletningen, ikke fra det tidspunkt, hvor nogen opdager, at noget mangler. En mappe, der blev slettet ved en fejl i foråret, og som først savnes til årsregnskabet, kan være væk for længst.
Hvorfor opbevaringspolitikker ikke er en backup
Med opbevaringspolitikker i Microsoft Purview (retention) kan I bestemme, at mail og dokumenter skal bevares i en periode eller slettes efter en periode. Det er et godt redskab til at overholde regler og undgå, at noget forsvinder for tidligt.
Vores vurdering: Opbevaring er ikke bygget til at få en virksomhed tilbage i drift. Bevarede elementer skal findes frem med søgning og eksport, og I kan ikke rulle et helt SharePoint-site eller en hel postkasse tilbage til et bestemt tidspunkt. Microsoft holder selv de to ting adskilt: Opbevarings- og sletningspolitikker påvirker ifølge Microsoft ikke gendannelsesvinduet i Microsoft 365 Backup.
Hvad en backup af Microsoft 365 skal kunne
En backup er en kopi, der er adskilt fra de data, I arbejder i, og som gemmes efter jeres egne regler. Der findes to hovedveje:
Microsoft 365 Backup er Microsofts egen tjeneste. Den kan tage backup af SharePoint-sites, OneDrive-konti og Exchange-postkasser, og gendannelsesvinduet kan sættes til 3 måneder, 6 måneder, 1 år eller 2 år. Ifølge Microsoft gemmes backupperne i lager, hvor eksisterende kopier ikke kan ændres, og tjenesten afregnes efter forbrug i stedet for pr. bruger. Den ligger inden for Microsoft 365, så den deler leverandør og administration med de data, den beskytter.
Backuptjenester fra andre leverandører findes i mange varianter. Nogle bygger på samme lagerplatform som Microsoft 365 Backup, andre kopierer data til et separat miljø.
Myndighedernes råd peger i samme retning: Sikkerdigital.dk anbefaler at have flere kopier af kritiske data, hvoraf mindst én ikke kan nås fra virksomhedens netværk, at teste gendannelsen og ikke udelukkende have online backup. Vores vurdering: Overvej, hvor afhængige I er af, at én leverandør og én administratorkonto aldrig fejler – og lad svaret styre, hvor jeres kopi skal ligge.
Hvad kan vente, og hvad bør ske først
Start med de data, som virksomheden ikke kan undvære: de fælles dokumentbiblioteker i SharePoint og Teams, postkasserne for ledelse og økonomi og de OneDrive-konti, hvor vigtige filer reelt ligger. Fastlæg dernæst, hvor langt tilbage I skal kunne gå. Detaljer som opdeling i flere politikker og særlige regler for enkelte sites kan vente til grundlaget er på plads.
Husk, at backup af Microsoft 365 ikke dækker filer, der kun ligger lokalt på en computer, eller data i branchesystemer uden for Microsoft 365. De skal sikres på anden vis. Furesø Datas Premium-pakke indeholder backup af Microsoft 365 – se Microsoft 365-backup for, hvordan det fungerer.
Spørgsmål og svar
Hvor længe er en slettet medarbejders mail og OneDrive gemt?
Ifølge Microsoft bevares mail og OneDrive i 30 dage, efter at brugeren er slettet. Herefter flyttes OneDrive til papirkurven i 93 dage. Opbevaringspolitikker kan forlænge eller forkorte det.
Kan en medarbejder selv gendanne en slettet fil?
Ja, så længe filen ligger i papirkurven, eller en tidligere version findes i versionshistorikken. Det dækker mange hverdagsfejl – men ikke store sletninger, der opdages sent.
Kilder (tjekket oktober 2026): Shared responsibility in the cloud – Microsoft Learn · Overview of Microsoft 365 Backup – Microsoft Learn · Restore items in the recycle bin that were deleted from SharePoint or Teams – Microsoft Support · Restore your OneDrive – Microsoft Support · Recoverable Items folder in Exchange Online – Microsoft Learn · Version history limits for document library and OneDrive overview – Microsoft Learn · OneDrive retention and deletion – Microsoft Learn · Remove a former employee – Overview – Microsoft Learn · Learn about retention policies and retention labels – Microsoft Learn · Backup af data og beskyttelse mod angreb – Sikkerdigital.dk
Ved I, hvad I kan få tilbage?
I en gratis IT-gennemgang ser vi på, hvad jeres nuværende opsætning faktisk kan gendanne, og hvor langt tilbage.
