Exchange Online
Microsofts mailtjeneste i Microsoft 365, hvor postkasser, kalendere og kontakter ligger. Outlook er programmet, man læser dem i.
Kort svar
Exchange Online er den tjeneste i Microsoft 365, der håndterer jeres mail, kalendere og kontakter. Postkasserne ligger i Microsofts datacentre, og I tilgår dem med Outlook på pc, mobil eller i browseren. Exchange Online indeholder et indbygget filter mod spam og malware og understøtter fællespostkasser som info@ og faktura@. Microsoft driver tjenesten, men opsætning, sikkerhed og backup af jeres data er jeres ansvar.
Exchange er tjenesten, Outlook er programmet
Exchange Online er „posthuset“: det sted, hvor mails modtages, sendes og opbevares. Outlook er det program, I læser og skriver mail i – som installeret program, app på telefonen eller Outlook på nettet. Derfor kan en mail, der slettes på telefonen, også forsvinde på pc’en: Det er den samme postkasse i Exchange, I kigger på.
Mailen når kun frem til Exchange, hvis jeres domæne peger dertil via DNS. Samme sted sættes SPF, DKIM og DMARC op, som gør det sværere for andre at sende mails i jeres navn.
Typer af postkasser
En fællespostkasse har ingen egen adgangskode, som nogen skal kende. Medarbejderne får i stedet rettigheder til at læse og sende fra den med deres egen konto. Microsoft opretter teknisk set en konto bag fællespostkassen, og det anbefales at blokere login direkte på den. Skal en fællespostkasse fylde mere end 50 GB, have arkiv eller sættes på tilbageholdelse (litigation hold), kræver det en licens.
| Type | Bruges til | Licens |
|---|---|---|
| Brugerpostkasse | Den enkelte medarbejders mail og kalender | Ja |
| Fællespostkasse | info@, faktura@, support@ – flere læser og svarer | Nej, op til 50 GB |
| Ressourcepostkasse | Mødelokaler og udstyr, der kan bookes | Nej, op til 50 GB |
| Gruppepostkasse | Postkasse og kalender knyttet til en Microsoft 365-gruppe eller et team | Følger gruppen |
Eksempel: Økonomifunktionen deler en fællespostkasse til fakturaer, så alle kan se, hvad der er besvaret og af hvem – og der skal ikke deles en adgangskode, når en medarbejder har ferie.
Beskyttelse af mailen
Alle planer med Exchange Online har indbygget beskyttelse mod spam, malware og forfalskede afsendere (spoofing). Microsoft 365 Business Premium indeholder desuden Microsoft Defender for Office 365 Plan 1, som blandt andet tilføjer kontrol af links, når der klikkes (Safe Links), åbning af vedhæftede filer i et isoleret miljø (Safe Attachments) og beskyttelse mod, at nogen udgiver sig for at være jeres ledelse eller kendte kontakter.
Ingen filtrering fanger alt. Phishing-mails er netop lavet til at komme igennem, så filtrering skal suppleres med MFA på kontiene og opmærksomme medarbejdere.
Arkiv, opbevaring og backup er ikke det samme
- Slettet post og gendannelse: slettede elementer kan gendannes i en periode, og slettede postkasser kan genskabes inden for en frist. Det dækker de almindelige uheld.
- Arkivpostkasse: ekstra plads til ældre mail. Det fulde arkiv med automatisk udvidelse følger med Business Premium og Exchange Online Plan 2, ikke med Basic og Standard.
- Opbevaringspolitikker og tilbageholdelse: sørger for, at mails ikke kan slettes endeligt før tid – se retention. Det er et værktøj til regler og dokumentation, ikke en kopi uden for systemet.
- Backup: en adskilt kopi, der kan gendannes efter fx ransomware, en kompromitteret administratorkonto eller fejl i opsætningen. Det følger ikke med Business-planerne, men kan tilkøbes – fx Microsofts forbrugsafregnede Microsoft 365 Backup eller en tredjepartsløsning.
Hvad betyder det for jer?
Mail er forretningskritisk for de fleste virksomheder: tilbud, fakturaer, kundedialog og kalender. Det betyder, at tre ting bør være på plads: at kontiene er beskyttet med MFA, at domænet er sat korrekt op mod forfalskning, og at I ved, hvordan postkasser gendannes, hvis det går galt. Fællespostkasser bør have klare ejere, og adgang bør fjernes ved fratrædelse.
Spørgsmål I kan stille
- Har vi en backup af postkasserne, der ligger uden for Microsofts almindelige gendannelsesfunktioner – og har vi testet en gendannelse?
- Er SPF, DKIM og DMARC sat op for vores domæne?
- Hvem har adgang til vores fællespostkasser, og er direkte login på dem blokeret?
- Bruger nogen stadig ældre mailprotokoller, fx i printere eller scannere?
Hvornår giver det mening at få hjælp?
Få hjælp, når I skal flytte mail til Exchange Online, sætte domænet op mod forfalskning, eller vil have en backup af postkasserne, der kan gendannes uafhængigt af Microsoft 365. Prøv også Tjek maildomæne.
Spørgsmål og svar
Tager Microsoft backup af vores mail?
Microsoft beskytter tjenesten mod hardwarefejl og har funktioner til at gendanne slettede elementer i en periode. En egentlig, adskilt backup af jeres data følger ikke med Business-planerne – den skal I selv sørge for.
Hvad er en fællespostkasse?
En postkasse, flere kan læse og sende fra med deres egen konto. Den kræver ikke egen licens, så længe den holder sig under 50 GB og ikke skal have arkiv eller tilbageholdelse.
Hvorfor kan vi ikke sende eller modtage mail?
Det kan skyldes alt fra DNS-opsætning til fyldt postkasse eller blokerede afsendere. Se vores vejledning Jeg kan ikke sende og modtage mails.
Kilder (tjekket 31. oktober 2026)