SharePoint

Websteder, biblioteker og mapper

Et SharePoint-websted er et område med egne medlemmer og rettigheder – fx Bogholderi, Projekter eller Ledelse. På webstedet ligger et eller flere dokumentbiblioteker, som fungerer som de mapper, I kender fra et fællesdrev, men med versionshistorik, samtidig redigering og deling.

Mange mindre virksomheder kommer fra et fællesdrev på en server eller NAS. Det kan flyttes til SharePoint, men det kræver en plan: En dyb mappestruktur med individuelle rettigheder på undermapper er svær at vedligeholde. Det fungerer som regel bedre med flere websteder med klare medlemmer end med ét websted med mange undtagelser.

Sammenhængen med Teams

Når I opretter et team i Teams, oprettes et SharePoint-websted automatisk. Alle standardkanaler deler det samme websted og får hver deres mappe i dokumentbiblioteket. Private og delte kanaler får hver deres eget websted, som kun kanalens medlemmer har adgang til.

Medlemskab styres af en Microsoft 365-gruppe: Teamets ejere og medlemmer bliver automatisk ejere og medlemmer af webstedet. Microsoft anbefaler at styre adgangen gennem Teams frem for at tilføje folk direkte på webstedet – ellers kommer de to ud af trit.

Rettigheder og deling – også for Copilot

Rettighederne i SharePoint afgør, hvem der kan se hvad. Ud over medlemskab kan enkelte filer og mapper deles med delingslinks – til kolleger og, hvis I tillader det, til personer uden for virksomheden. Over tid kan der opstå mange links, som ingen længere har overblik over.

Det har fået ny betydning med Copilot. Ifølge Microsoft viser Copilot kun data, som brugeren som minimum har læseadgang til. Copilot bryder altså ikke rettighederne – men den gør det meget lettere at finde det, man har adgang til. Har en medarbejder ved en fejl adgang til lønmappen, kan Copilot finde den.

Versioner og papirkurv

Dokumentbiblioteker gemmer tidligere versioner af filerne, så en fejlrettelse kan rulles tilbage. Hvor mange versioner der gemmes, styres af indstillinger på organisations-, websteds- eller biblioteksniveau; versioner ud over grænsen slettes permanent uden om papirkurven.

Slettede filer går i webstedets papirkurv og derefter i en papirkurv på andet niveau. Samlet gemmes de i 93 dage fra sletningen. Det dækker de fleste hverdagsuheld, men er ikke en backup: Det hele ligger i samme tjeneste og er tidsbegrænset. Regler for, hvor længe indhold skal bevares eller slettes, sættes med retention.

Typiske misforståelser

• “Teams-filer og SharePoint-filer er to forskellige ting.” Filerne i en Teams-kanal ligger i SharePoint. Det er samme fil, to indgange.
• “SharePoint er kun til store virksomheder.” Hvis I bruger Teams, bruger I allerede SharePoint.
• “Når en fil er slettet i SharePoint, kan den altid findes igen.” Kun i 93 dage via papirkurven – medmindre der er backup eller retention.

Spørgsmål I kan stille

• Har vi en struktur, hvor det er tydeligt, hvilket websted eller team der ejer hvilke filer?
• Hvem er ejere af vores websteder og teams – og er der mindst to pr. sted?
• Hvor mange filer er delt med personer uden for virksomheden, og er det stadig relevant?
• Er rettighederne ryddet op, før Copilot tages i brug?

Hvornår giver det mening at få hjælp?

Det giver mening at få hjælp, når I flytter et fællesdrev til SharePoint, når strukturen er vokset ud af kontrol, eller før I indfører Copilot og vil have styr på, hvem der har adgang til hvad.

Spørgsmål og svar

Relaterede ord