fbpx
60 70 20 16 support@furesoedata.dk Kontakt Selvbetjening Åbningstider Fjernsupport
CoworkItIcon
Viden

Hvad er forskellen på SharePoint og OneDrive?

Microsoft tilbyder en række værktøjer til filhåndtering og samarbejde, hvoraf SharePoint og OneDrive er to af de mest anvendte. Begge tjenester spiller en vigtig rolle i Microsofts økosystem, men de har forskellige funktioner og formål. I denne artikel vil vi udforske forskellene mellem SharePoint og OneDrive, og hvordan de integrerer med Microsoft Teams.

OneDrive: Personlig lagring og deling

OneDrive for Business er designet som en personlig cloud-lagringstjeneste, der giver brugerne mulighed for at gemme, synkronisere og dele deres filer. Nogle af de vigtigste funktioner i OneDrive inkluderer:

  • 1 TB lagerplads per bruger: Hver bruger får en stor mængde lagerplads til deres personlige dokumenter og filer.
  • Synkronisering på tværs af enheder: Filer kan synkroniseres på tværs af forskellige enheder, herunder PC, Mac, og mobile enheder, hvilket giver adgang til filer, uanset hvor brugeren befinder sig.
  • Deling og samarbejde: Brugere kan nemt dele filer med kolleger og samarbejde i realtid ved hjælp af Office Online (web-versioner af Word, Excel, PowerPoint, etc.).
  • Integration med Microsoft 365: OneDrive er tæt integreret med andre Microsoft 365-apps, hvilket gør det nemt at gemme og åbne filer direkte fra applikationer som Outlook og Teams.

SharePoint: Teamarbejde og virksomhedskommunikation

SharePoint Online er en mere omfattende platform designet til at fremme samarbejde og informationsdeling på tværs af hele organisationer. Nogle af de vigtigste funktioner i SharePoint inkluderer:

  • Teamwebsteder: SharePoint giver mulighed for at oprette teamwebsteder, hvor grupper kan dele og samarbejde om dokumenter, projekter og oplysninger.
  • Intranet og ekstranet: Organisationer kan oprette interne netværk (intranet) til intern kommunikation og videndeling samt eksterne netværk (ekstranet) til samarbejde med eksterne partnere.
  • Dokumentstyring: Avancerede funktioner til dokumentstyring, herunder versionskontrol, metadata og workflow-automatisering, hjælper med at holde styr på dokumenthistorik og sikre, at den rigtige information er tilgængelig for de rette personer.
  • Integration med Microsoft Teams: SharePoint er tæt integreret med Teams, hvilket betyder, at når brugere åbner filarkiver fra Teams, arbejder de faktisk med dokumenter, der er gemt i SharePoint.

Hvordan arbejder OneDrive og SharePoint sammen i Microsoft Teams?

Når du bruger Microsoft Teams, arbejder du ofte med filer og dokumenter, der er gemt i både OneDrive og SharePoint. Her ser du hvordan de to tjenester spiller sammen i Teams:

  • Personlige filer: Når du uploader filer til Teams fra din personlige OneDrive, forbliver de i din personlige lagring, men kan deles med teammedlemmer i Teams.
  • Teamfiler: Når du arbejder med filer i en Teams-kanal, gemmes disse filer i det tilknyttede SharePoint-websted for teamet. Dette sikrer, at alle teammedlemmer har adgang til de samme dokumenter og kan samarbejde effektivt.
  • Tæt integreret: Integration mellem OneDrive, SharePoint og Teams gør det nemt at flytte filer mellem personlige og teamområder, samtidig med at man drager fordel af de avancerede samarbejdsfunktioner i SharePoint.

Sammenfatning

Selvom OneDrive og SharePoint begge er værktøjer til filhåndtering og samarbejde, tjener de forskellige formål. OneDrive er ideel til personlig lagring og deling, mens SharePoint er designet til teamsamarbejde og virksomhedskommunikation. Har du yderligere spørgsmål er det muligt at finde det mest almindelige svar nedenfor og ellers er du altid velkommen til at kontakte os.

Ofte stillede spørgsmål til SharePoint og OneDrive

Er SharePoint en del af Office pakken?

SharePoint er ikke en del af den traditionelle Office-pakke (som inkluderer Word, Excel, PowerPoint, og Outlook), men det er inkluderet i flere Microsoft 365-abonnementer. Microsoft 365 kombinerer Office-applikationer med cloud-tjenester som SharePoint, OneDrive og Microsoft Teams, hvilket giver en integreret løsning til samarbejde og produktivitet i virksomheder.

Hvad koster SharePoint?

Prisen for SharePoint afhænger af den valgte plan og omfanget af de tjenester, du har brug for. Her er en oversigt over de mest almindelige SharePoint-abonnementer:

  1. SharePoint Online Plan 1: 35 DKK per bruger per måned.
    • Inkluderer adgang til team- og kommunikationswebsteder, 1 TB OneDrive-lagerplads per bruger, og grundlæggende samarbejdsfunktioner.
  2. SharePoint Online Plan 2: 70 DKK per bruger per måned.
    • Inkluderer alle funktioner i Plan 1 plus avancerede funktioner som enterprise-søgningsfunktioner, forretningsprocesser med Power Automate og Power Apps, samt ubegrænset personlig cloud-lagerplads.
  3. Microsoft 365 Business Basic: 42 DKK per bruger per måned.
    • Inkluderer SharePoint sammen med Exchange, OneDrive, og Microsoft Teams. Perfekt til små og mellemstore virksomheder, der har brug for grundlæggende samarbejdsværktøjer.
  4. Microsoft 365 Business Standard: 87,50 DKK per bruger per måned.
    • Inkluderer alle funktioner i Business Basic plus desktop-versioner af Office-applikationer.
  5. Microsoft 365 Business Premium: 154 DKK per bruger per måned.
    • Inkluderer alle funktioner i Business Standard plus avancerede sikkerheds- og administrationsværktøjer.

Priserne kan variere baseret på region og eventuelle kampagner eller rabatter. For den mest præcise og opdaterede pris information, anbefales det at besøge Microsofts officielle hjemmeside eller kontakte os via kontaktformularen her på siden.

Hvordan tilgår jeg SharePoint

Du kan tilgå SharePoint på flere måder afhængigt af dine behov og hvilken enhed du bruger. Her er en trin-for-trin guide til de mest almindelige metoder:

  1. Via webbrowser:
    • Åbn din webbrowser og gå til www.office.com.
    • Log ind med din Microsoft 365-konto.
    • Klik på SharePoint-ikonet i applisten eller vælg det fra startsiden.
    • Du vil nu se en liste over dine SharePoint-websteder og kan navigere til det ønskede websted.
  2. Via Microsoft Teams:
    • Åbn Microsoft Teams-applikationen på din computer eller mobilenhed.
    • Gå til den kanal, hvor du vil tilgå filer.
    • Klik på fanen “Filer” øverst i kanalen. Disse filer er gemt på det tilknyttede SharePoint-websted.
    • Klik på “Åbn i SharePoint” for at se og administrere filerne direkte i SharePoint.
  3. Via SharePoint-mobilapp:
    • Download og installer SharePoint-appen fra App Store (iOS) eller Google Play (Android).
    • Åbn appen og log ind med din Microsoft 365-konto.
    • Du vil nu kunne tilgå dine SharePoint-websteder og dokumentbiblioteker fra din mobile enhed.
  4. Via OneDrive:
    • Åbn OneDrive-appen eller webversionen på www.onedrive.com.
    • Log ind med din Microsoft 365-konto.
    • I OneDrive kan du se en sektion kaldet “Delt med mig” eller “SharePoint-websteder”, hvor du kan finde filer og mapper fra dine SharePoint-websteder.
  5. Via Desktop Office-applikationer:
    • Åbn en Office-applikation (f.eks. Word, Excel, PowerPoint) på din computer.
    • Klik på “Åbn” og vælg “Sites – [Ditt Firma]” for at navigere til SharePoint-websteder og åbne filer direkte fra SharePoint.

Ved at bruge disse metoder kan du nemt tilgå SharePoint og samarbejde med dine kolleger, uanset hvor du befinder dig.

Hvordan arbejder man i SharePoint?

SharePoint er en alsidig platform, der bruges til at oprette, dele og administrere indhold og samarbejde i virksomheder. Her er en guide til, hvordan du kan arbejde effektivt i SharePoint:

1. Navigering i SharePoint-websteder

  • Adgang til websteder: Log ind på SharePoint via office.com eller direkte via SharePoint-URL’en. Du kan også få adgang til SharePoint-websteder via Microsoft Teams.
  • Startside: Fra startsiden kan du få adgang til dine hyppigst anvendte websteder, se nyheder og finde dokumenter.

2. Oprettelse og styring af dokumenter

  • Dokumentbiblioteker: Brug dokumentbiblioteker til at gemme og organisere filer. Klik på “Nyt dokument” eller upload eksisterende filer fra din computer.
  • Versionskontrol: Hver gang du gemmer en fil, opretter SharePoint en ny version. Du kan gennemse tidligere versioner og gendanne dem efter behov.
  • Samarbejde på dokumenter: Del dokumenter med kolleger, og arbejd sammen i realtid med Office Online-applikationer som Word, Excel og PowerPoint.

3. Oprettelse af lister og biblioteker

  • Lister: Brug lister til at organisere data som opgaver, begivenheder eller kontaktinformationer. Opret en ny liste ved at vælge “Nyt” og derefter “Liste” fra webstedets startside.
  • Tilpasning: Tilpas lister og biblioteker med kolonner, visninger og filtrering for at organisere information på en måde, der passer til dine behov.

4. Oprettelse af sider og nyheder

  • Sider: Opret sider til at dele information med dit team. Klik på “Nyt” og derefter “Side” for at oprette en ny side. Tilføj webdele som tekst, billeder, dokumentbiblioteker og lister for at tilpasse din side.
  • Nyhedsindlæg: Del vigtige opdateringer og nyheder ved at oprette nyhedsindlæg. Disse vises på webstedets startside og kan også fremhæves i Microsoft Teams.

5. Brug af webdele

  • Tilføj webdele: Webdele er komponenter, der kan tilføjes til SharePoint-sider for at vise forskellige typer indhold, såsom tekst, billeder, videoer, dokumentbiblioteker og lister.
  • Rediger sider: Klik på “Rediger” øverst på siden, og tilføj eller rediger webdele efter behov.

6. Integration med Microsoft Teams

  • Filer i Teams: Filer, der deles i Teams-kanaler, gemmes automatisk i det tilknyttede SharePoint-websted. Du kan få adgang til disse filer via fanen “Filer” i Teams.
  • SharePoint-faner: Tilføj SharePoint-sider eller lister som faner i dine Teams-kanaler for nem adgang og samarbejde.

7. Adgangskontrol og deling

  • Tilladelser: Administrer tilladelser for websteder, biblioteker og filer for at kontrollere, hvem der kan se og redigere indhold. Dette kan gøres via “Webstedstilladelser” under webstedets indstillinger.
  • Deling: Del dokumenter og sider med enkeltpersoner eller grupper. Klik på “Del” og angiv e-mailadresserne på de personer, du vil dele med.

8. Automatisering med Power Automate

  • Workflows: Brug Power Automate til at oprette automatiserede workflows, der kan hjælpe med at strømlinje arbejdsgange. Dette kan omfatte godkendelsesprocesser, meddelelser og dataintegration.

9. Søgning

  • Søgning: Brug søgefunktionen i SharePoint til hurtigt at finde dokumenter, sider og lister. Søgefunktionen er kraftfuld og kan filtrere resultater baseret på forskellige kriterier.

Ved at forstå og udnytte disse funktioner kan du maksimere din produktivitet og samarbejde effektivt i SharePoint.

Kan man dele OneDrive med andre?

Ja, du kan dele filer og mapper i OneDrive med andre. Her er en guide til, hvordan du gør det:

1. Deling af filer og mapper

Via OneDrive-webstedet:

  1. Gå til OneDrive-webstedet og log ind med din Microsoft-konto.
  2. Find den fil eller mappe, du vil dele.
  3. Højreklik på filen eller mappen og vælg “Del.”
  4. Indtast e-mailadressen på de personer, du vil dele med, eller generér et delingslink.
  5. Vælg delingsindstillinger som redigeringstilladelser (kan redigere/kan se).
  6. Klik på “Send” eller “Kopier link” for at dele.

Via OneDrive-appen på computeren:

  1. Åbn OneDrive-mappen på din computer.
  2. Højreklik på den fil eller mappe, du vil dele, og vælg “Del.”
  3. Følg samme trin som på webstedet for at angive delingsindstillinger og sende linket.

Via mobilenheder:

  1. Åbn OneDrive-appen på din mobil.
  2. Find og tryk på de tre prikker ved siden af filen eller mappen, du vil dele.
  3. Vælg “Del” og følg trinene for at angive delingsindstillinger.

2. Indstillinger for deling

Tilladelser:

  • Kan redigere: Giver modtagere tilladelse til at redigere filen eller mappen.
  • Kan se: Giver modtagere tilladelse til kun at se filen eller mappen uden at kunne redigere.

Linkindstillinger:

  • Enhver med linket: Alle med linket kan få adgang til filen eller mappen.
  • Kun specifikke personer: Kun de personer, du angiver, kan få adgang.

Udvidede indstillinger:

  • Udløbsdato: Sæt en udløbsdato for delingslinket.
  • Adgangskode: Beskyt delingslinket med en adgangskode.

3. Administrering af deling

Se delingsindstillinger:

  • På OneDrive-webstedet kan du se og administrere alle delte filer og mapper under fanen “Delt.”

Fjern deling:

  • For at stoppe deling af en fil eller mappe, højreklik på den, vælg “Administrer adgang,” og fjern delingslinket eller de personer, du har delt med.

Ved at følge disse trin kan du nemt dele filer og mapper med andre via OneDrive, hvilket gør det til et effektivt værktøj til samarbejde og deling af indhold.

Hvem har adgang til min OneDrive?

Adgangen til din OneDrive bestemmes af dine delingsindstillinger. Her er en oversigt over, hvem der kan få adgang til dine filer og mapper på OneDrive:

1. Standardadgang

  • Kun du: Som standard er dine filer og mapper på OneDrive private og kun tilgængelige for dig. Ingen andre kan se eller redigere dine filer, medmindre du eksplicit deler dem.

2. Delte filer og mapper

  • Specifikke personer: Når du deler en fil eller mappe med specifikke personer ved at indtaste deres e-mailadresser, får kun disse personer adgang. Du kan vælge, om de skal have tilladelse til at redigere eller kun se filen/mappen.
  • Personer med delingslink: Hvis du genererer et delingslink, kan alle, der har linket, få adgang til filen eller mappen. Du kan indstille tilladelser for linket (kan redigere/kan se) og eventuelt tilføje en adgangskode eller udløbsdato.

3. Adgangskontrol

Administrer adgang via OneDrive-webstedet:

  1. Gå til OneDrive-webstedet og log ind.
  2. Find den fil eller mappe, du vil administrere.
  3. Højreklik på filen eller mappen og vælg “Administrer adgang.”

Administrer adgang via OneDrive-appen:

  1. Åbn OneDrive-appen på din computer eller mobil.
  2. Find og højreklik (eller tryk på de tre prikker) på filen eller mappen, og vælg “Administrer adgang” eller “Del.”

4. Deling i Microsoft 365 Business

  • Deling inden for organisationen: I en virksomhedskontekst kan administratorer konfigurere delingspolitikker. Filer kan deles inden for organisationen med bestemte tilladelser.
  • Deling med eksterne personer: Afhængigt af virksomhedens politik kan du også dele filer med eksterne personer uden for organisationen.

5. Revisionshistorik

  • Se delingshistorik: Du kan gennemgå, hvem der har adgang til en fil eller mappe, og ændre delingsindstillingerne når som helst. Gå til “Administrer adgang” for at se en liste over personer og links, der har adgang.

Ved at bruge disse værktøjer og indstillinger kan du kontrollere, hvem der har adgang til dine OneDrive-filer og -mapper, og sikre, at dine data forbliver private og sikre, medmindre du vælger at dele dem.

Jonas Boutrup har over 15 års erfaring inden for it-branchen samt en kandidatgrad fra Copenhagen Business School i it-management and business economics (Cand.merc.it.). Til hverdag driver han Furesø Data. Jonas har stor erfaring med digitalisering af forretningsprocesser. Derudover arbejder han med fokus på at identificere og hjælpe virksomheder med øget udnyttelse af it-udstyr og it-systemer.